在对某企业的审计中，审计人员通过系统分析了该企业物流方面存在问题，结合该单位对其库存采购等方面进行改造的需要，亲历了该企业进行信息化管理物流的整个过程，该系统建设属于一个非常典型的物流信息化管理系统，对于我国许多国有企业有一定的借鉴作用，可以从现代企业发展的要求出发，达到完善企业物流库存管理工作的目的。
一、企业物流管理现状及信息化管理物流的目标
该企业在库存管理以及物流方面存在管理手段落后，库站分散、信息沟通不畅，同类设备多、备件重复储备、数据“孤岛”无法共享等问题。这些问题有其单位自身的特性，但大部分属于我国企业库存管理上的共性问题。企业决定尝试通过信息化建设加强对物流网络管理。设计企业以计算机网络技术为手段，通过再造业务流程，建立规章制度，整合管理资源，扁平化管理和软件研发，通过开发已实现“数字化物流”系统，同时通过接口开发与企业的财务系统互联，努力实现企业资金流、物流、信息流和业务流的“四流合一”。通过系统建设，预计库房流动资金周转将提高一倍，周转天数降低46.4天，节约库房流动资金占用5 000万元，节约银行利息250万元。
二、企业现状要求通过信息化建设加强物流管理
首先从物资管理自身需求来看，一是分散的物资管理，会造成库存流动资金占用较大，企业上年度库存流动资金占用1.86亿元；二是库存积压物资庞大，重复采购。由于信息不能共享，同类储备很难综合调剂。积压物品，将影响生产成本；三是手工记账，无法高效准确地对物品进行分类管理。仓库盘点往往出现物品数量和账目不符的情况，管理人员多，工作效率低；四是单个微机库存管理，形成企业内部封闭的信息孤岛，很难全面及时地掌握库存物资的动态信息。
其次从物资使用单位需求来看，一是计划处理反馈不及时。计划上报后，是否正常处理、合同签订情况、供应商情况、到货情况使用单位不掌握，以致计划重复上报；二是对单位物资库存分布情况和实时成本情况无法监控，调剂成本的现象时有发生，成本不实；三是分散的采购和储备管理，不能发挥集中采购的竞争优势；四是成本实时监控管理的要求越来越迫切，部分制造部门已经提出物资核算到车间班组机台的内部管理要求。
最后从监管的角度看，一是财务和业务没有实现一体化，不能及时准确的反映市场的价格变动情况、物资到货情况、估价入账的明细情况，财务核算不及时；二是管理手段的落后，造成了管理机制上的漏洞。急需的物资进不来，不急需的长线物资占用库存，计划上报和预算管理脱节；三是供应商及付款管理不够规范；四是传统的手工统计方法，滞后的信息反馈，难以满足现代化管理的需要。
三、提出的具体解决手段
通过对企业物流库存管理进行重新流程设计，实现流程全程计算机规范化管理，通过计算机控制物流工作。首先用料部门直接在内部网上提出物资需求计划，单位专业人员进行网上汇总，各级领导在网上审批，交库领用后的质量监控反馈网上闭环管理流程。其次规范招标采购流程，加强供应商管理，实现中标信息网上传递。同时约束合同标底、供应商，由计算机生成合同，依据合同按照生产进度需求合理交库。第三规范交库、应付款挂帐的业务流程。交库单全部依据合同生成，应付款依据发票和验收入库单自动生成，ABC方式付款结果自动形成。通过上述流程规范了库房管理的业务流程，彻底甩掉传统的手工记账流程。同时审计建议配合新业务流程完善各项规章制度，形成各环节工作人员相互监督制约机制，加强系统制约功能。
具体实施思路。业务系统和财务系统建设通过建立预算、计划、招投标、合同、交库、资金、统计七大功能模块，从而形成涵盖企业全部业务流程的四个闭环控制系统。
（一）计划闭环控制系统。计算机系统依据年度预算指标，按月均形成分类预算，限定月需求计划。各用料部门上报月需求计划，汇总后网上三级审核上传计划到供销部门。超预算计划，计算机系统自动锁定无法输入审核。计划必须在指定日期前在网络上传递。通过上述控制提高上报需求计划的准确性和及时性，使物资管理部门对月消耗做到心中有数，由事后统计转为事前控制。
（二）合同闭环控制系统。采购人员接到月需求计划后，要先利用库房管理系统，查询当时全部库存信息，进行利库处理，无库存由计划人员确定采购方案，由招标人员审核投标方资格，提交招标管理委员会进行招标。采购人员、计划人员、招标人员三方职权分离，形成互相监督、制约的透明机制。一旦招标委员会确定中标渠道和价格后，由采购人员在系统中起草机制采购合同文本，合同管理人员按中标通知书，审核机制合同。任何人无权修改中标结果。
（三）入库核销资金闭环控制系统。采购人员依据计划及采购合同，在网上开具机制入库单。入库单上标明供应商名称、合同编号、品名规格、计量单位、计划入库数量等。保管员直接在网络上填写实际交库量，系统自动在合同中减去所开具的物资数量，入库单数量必须小于等于合同所剩数量，超合同数量与无合同不能开具机制入库单。
（四）查询闭环控制系统。供销部门物资管理工作业务，全部通过计算机系统完成，计算机完成的每一项操作在系统中都留有记载，从面实现通过系统对计划、招标、合同、入库、出库、资金占用、挂账、付款信息的查询，为实时了解各环节工作状态起到了关键作用，并形成了监督制约保证体系，促进了规范化管理。
上述系统的实施可以有效地保护企业的商业秘密和工作秘密。数字化物流系统，将全部物流信息存储在系统中，它不会因为任何个人工作变动，而使某些有价值的信息数据遗失。系统在应用过程中，按制度规定设定各级人员工作权限、开机进入应用系统的密码，与本工作无关的人员，无法进入系统中查看相关信息，进一步提高了企业保密工作管理水平。
企业的上述“数字化物流”思路可以很好的解决我国企业目前在物流、库存管理方面存在的管理缺失，加强对各环节管理、规范，也是杜绝商业贿赂的重要手段，是我国企业亟待建立物流网络的一个比较典型的例子。
【来源：国家审计网】
