“ERP到底能为企业带来哪些好处？恐怕很难用一个具体数字量化。但实施ERP以来，我们发现，不仅是财务工作对信息化的依赖程度很高，就是在业务层面也离不开信息系统。”拥有十几年财务实践经验的杨滟文曾参与过两家大型企业的信息化项目实施，目前担任北京好运发钢铁公司财务总监。她认为，ERP作为企业管理的一个工具，对予企业的最大价值体现在提高财务工作效率、简化管控手段、规范业务流程三方面。
财务，从票据处理开始
在传统的手工记账方式下，财务工作量巨大，销售人员将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，要审核业务审批流程，最后才能编制记账凭证，输入会计信息系统。
以最简单的发票开具为例，如果手工收集数据的话。出错率会比较高，而且效率低，很难满足票据量较大的企业，查询过往历史资料也不方便。
好运发是一家以钢材贸易为主业的销售型企业，每天的出库量、票据量较大。“采用ERP的好处在于把进项票、销项票及整个业务与财务系统集成，直接从ERP里面批量取数，然后接入国税开票系统，不需要中间核对信息，最后生成记账凭证。”杨滟文说。
好运发财务信息化的另外一个亮点在于企业的ERP系统与网上银行实现对接，企业无需访问银行网站，即可通过公司财务系统实时查询即时余额、当日交易、历史余额、历史交易、网银汇款信息等。财务系统完成转账和支付的审批流转后，密发送到银行完成资金划转、支付结算、定向支付、发放工资、员工报销、主动收款、预约付款，并可轻松实现付款结果查询、到账时间查询、电子化的业务对账和收款人管理等功能。
在传统的银行支付手段下，资金支付受审批流程和银行处理速度的双重制约，严重滞后于业务发生，何时，大量的资金支付带来了繁琐的银行对账工作，财务人员工作负荷大，且出错率高。银企对接的好处在于加快资金周转速度，实现资金价值最大化。
“比如说采购要求汇款对，出纳把付款单从网银生成汇款单，主管审批后直接从银行出款，减少中间环节。出支票也是一样的，直接从现金模块归结，从网银转出。”杨滟文说，“原来出纳每天都要做调节表，手工核对，现在网银与金蝶K3系统连接后，出纳每天下班前把数据取出来，调节表能直接出数。”
好运发钢铁实现银企连线的方式主要是网银以嵌入武方式接入ERP系统端口，实现企业一体化系统运作和数据共享，支持企业资金分析与决策。目前银行的系统都已经为企业预留了对接的端口，但是实现对接的前提是企业自身必须有完善的IT系统，才能在连接以后发挥更大的功能。
“及时性和准确性以及节约人力成本，是ERP带给财务的最大好处。”杨滟文说。
销售端口的管控
钢铁行业对于价格的涨跌十分敏感，ERP对销售的管控体现在从报价到制作订单再到合同管理等全程。
报价模块包含录入报价单、报价单修改、报价单审核、报价单查询，通过这个模块，企业随时可以对售前商务活动进行监控。订单管理模块包括销售谴单的制定和订单的实施管理，为了方便企业及时、快速地了解订单的完成情况，包括拖期订单查询、订单执行情况查询、未完结订单的查询。合同管理模块主要完成对合同签订相关信息的输入、查询、统计、校核，同时可以接客户地区、类别等管理客户订货合同的建立冬变是，能准确反映客户各个时期的订货情况，有效地控制销售订单中的产品、数量、价格等信息。
“比如在订单提交系统里面设定一个最低底价，当销售提交订单时，系统直接提出建议价格，即‘低价+利润’，自动计算是否亏损以及盈利多少，如果显示的计算结果是亏损，系统将不允许打印出货单，这样可以保证出去的每一单生意都是赚钱的，这是最有效的二种销售管理模型。”杨滟文说，“此外，如果某一型号不想出货，系统会显示锁定状态，没有出货单谁都不可能出货。”
ERP在业务应用之后，销售业务流程明显优化了。“ERP系统之所以能够帮助企业提高管理水平，就是因为它改变了企业原有的不合理的业务流程，避免了无效作业，提高了业务流程的效率。”杨滟文说。
规范采购流程
在信息化管理较为先进的企业，供应商管理被视为企业管理的一部分。
采购模块记录了供应商的各种信息，包括供货范围、供货能力、供货质量以及与本企业合作的交易记录和一套完整的供应商评估流程，采用人工评分与系统自动评分相结合的方式，合理公正地评估供应商。采购模块还包括采购统计、应付款管理和发票管理，可根据不同要求统计某段时期的采购情况，生成相应报表。根据采购单制作相应付款计划并生成报表，财务处付款后自动修改供应商的付款记录，若款项完全付清，则对该采购单的跟踪完成。发票管理包括发票登记和查询。
再比如说，采购模块每隔一段时间会进行供货商分析，系统根据供货时间、质量、价格等因素自动归集，把供货商分类为优质、中等、黑名单三个层次。如果某次供货有短缺或者残损，或者供货时间延迟，或者供货价格过高，该供货商将直接进入“黑名单”：如果某个采购商被采购订单系统自动归类为黑名一单客户，很不幸，采用应收账款支付的话是不允许的。
采购管理系统与ERP系统其他子系统实现了很好的集成，供货商信息在各部门之间流通加快，数据充分共享。为好运发带来了良好的经济效益和社会效益。
“ERP有利于好运发钢铁从传统管理方式向，制度化管理方式转变，这才是ERP等信息化技术的核心价值。”杨滟文说。
【来源：中国会计报 作者：屈涛】
