一、往来账核对的标准:
1、自查账面,保证账面入账与实际发生一致;
2、双方账目发生明细的一致性;
3、双方余额相等;
4、存在差异时,差异原因明了,形成差异的事项合理。
二、核对方法:
1、自查发现问题时:应查找出原始凭据,核对调整账面。
2、查看双方账目余额并核对:
(1)查看上期账目核对时是否存在差异,本期是否已经调整;查看截止到某天的双方账目余额是否一致;
(2)如果上期无差异,本期末余额双方相等,本期的借方和贷方发生额双方均一致,说明截止到本期末双方账目无任何差异存在。
(3)如果上期无差异,本期末余额双方不相等,说明差异在本期,需分别分析本期借方发生明细和贷方发生明细,确定一下差异的大致方向,然后按差异金额找有无对应的发生金额,如果能顺利找到对应的发生金额,说明就是该发生金额的差异,然后跟对方核实差异的原因。如果不能顺利找到对应的发生金额,则需要根据借贷双方的每笔发生明细逐笔核对,找出差异原因。
(4)如果上期有差异,本期末余额相等,需找出本期的借方或者贷方发生额差异,该差异是否为上期末需调整事项,如果是,说明双方账目一致;如果不是,需找出差异明细,并在本期对账调节表中显示。所有差异需查明原因,并判断是否合理。
(5)如果上期有差异,本期末余额仍未相等,首先查看上期差异本期是否调整,如果已调整,并调整结果正确,说明差异在本期,按上述第(3)条查找本期差异原因。如果上期差异未调整,本期发生额借贷双方相等,说明差异原因仍在上期,需督促调整。如果上期差异未调整,本期借贷双方发生也不一致,说明差异在上期和本期都有,需将上期的差异情况直接在余额调节表上注明,并找出本期差异补填调节表,直至找出全部差异,调节表事项完整,调整结果双方一致。差异原因要跟踪处理,督促调整。
3、核对较长期账目时:
因特殊情况,可能需要核对较长期时间的账目,或者合作一方因某种原因将以前的核对结果推翻,要求重新核对更长期间的账目时,可分以下情况进行核对。
(1)双方账目发生次数较多时:
可使用“期间倒推核对法”。就是,从最近的合作期间开始核对,逐月往前推。经过核对的每一期间,需保证借贷双方发生明细的一致性,不一致的列出差异明细,从最后一期间的余额往以前月份倒挤,直至找到截止到最近的所有差异。
(2)双方账目发生次数较少时:
可以把需要核对的账目期间视同一期,期初余额即为需要核对第一期的“期初余额”,期末余额即为需要核对最后一期的“期末余额”,借方和贷方的所有发生明细即为需核对期间的总发生明细,逐笔核对即可。
4、其他:
(1)核对入库或出库明细时:
因每个公司管理细节的不一致,造成商品名称在取名时存在细节差异,如:一款机型的名称是“诺基亚N1682”,A公司取名可能是“N1682”,B公司取名可能是“诺1682”等,也可能有更多的其他商品名称。发生次数较少时,名称不一致并不影响核对速度;但当发生次数较多时,名称不一致就无法运用电子表格强大的数据处理功能,会极大的影响核对速度,浪费工作时间。所以,在进行较多发生明细核对时,应首先统一商品名称,将双方的商品名称用电子表格的函数公式快速替换,名称统一后,再进行透视分析数量和金额,很容易就能找到差异的机型,然后再根据实际发生的明细查找出具体是哪天的数据存在差异,把差异的原因注明。
在双方的账目表里,把每个期间核对过的入库或出库明细相对应的金额涂上彩色,表示这些金额已核对过。
(2)核对账面显示的收款或付款时:
账面的收款和付款是根据银行账户的实际发生入账的,入账金额需与银行账户发生金额一致,入账时间可能存在短期差异,比如一两天,这种差异属正常现象。核对这些款项发生时,可以将同一期间的所有发生累计金额核对,如果核对不一致,一般采用从期末日期倒推开始逐笔核对,大部分差异能够在期末日期前后找到原因。
(3)核对账面显示的返利、补差、调价时:
如果双方账面记账都比较规范,所有的返利、补差、调价可通过相对应的机型调差范围进行核对,找出每款机型返利、补差、调价的入账差异。
如果某一方记账不规范,无法从账面清晰地看出每笔返利、补差、调价对应的机型的调差区间,就需要与对方沟通,查出每笔入账金额的附件,逐笔核对出入账差异。如果这样也没核对清楚,就把返利、补差、调价不清楚的金额合计,在调节表中注明累计差异。
(4)注明差异事项:
注明差异事项时,需了解差异事项的原因,应该是核对双方的哪一方调整,需要在调节表的左边或者右边分别注明,需注明“对方已入,我方未入,我方调整”或者“对方入错,我方显示***,对方调整”等,还需要注明每一调整项为“调增项”还是“调减项”,所有差异事项都清楚时,调整后的余额应该是一致的。
(5)常合作客户需经常核对账面:
为避免因长期账面不清楚可能给双方造成的损失,应经常核对双方账目,至少一个月一次,发生次数较多的,也可几天或一周或半个月一次,对每一次核对的差异事项跟踪处理,切不可只是为了核对,不查找差异原因,不督促调整。
每一次核对账目均需制作“账目余额调节表”,不但可以很清楚地反映截止到该期间或该日期的账面情况,还可以为下一次的账目核对留下清晰的证据,以方便以后的核对工作。
【来源:籍如琴】