账簿设计原则的一般原则是什么?
账簿设计应做到总分结合、序时与分类相结合,层次清楚,便于分工,具体说在设计时应符合以下原则:
(1)与企业规模和会计分工相适应的原则。企业规模较大,经济业务必然较多,会计人员的数量也相应地多,其分工较细,会计账簿也较复杂,册数也多,在设计时考虑这些特点以适应其需要。反之,企业规模小,经济业务量少,一个会计足够处理全部经济业务,在设计账簿时没有必要设多本账,所有的明细分类账可以集合成一、二本即可。
(2)既满足管理需要又避免重复设账的原则。账簿设计的目的是为了取得管理所需要的资料,因此账簿设置也以满足需要为前提,避免重复设账、记账、浪费人力物力。例如材料账,一些企业在财务科设了总账和明细账,在供应科又设一套明细账,在仓库还设三级明细账,就是重复设账的典型例子。事实上若在财务科只设总账,供应科设二级明细账(按类别)、仓库设二级明细账(按品名规格),一层控制一层,互相核对,数据共享,既省时又省力。
(3)账簿设计与账务处理程序紧密配合原则。账务处理程序的设计实质上已大致规定了账簿的种类,在进行账簿的具体设计时,应充分注意已选定的账务处理程序。例如若设计的是日记总账账务处理程序,就必须设计一本日记总账,再考虑其他账簿;又如果设计的是多栏式日记账账务处理程序,就必须设计四本多栏式日记账,分别记录现金收付和银行存款收付业务,然后再考虑设其他账簿。
(4)账簿设计与会计报表指标相衔接的原则。会计报表是根据账簿记录编制的,报表中的有关指标应能直接从有关总分类账户或明细分类账户中取得和填列,以加速会计报表的编制,而尽量避免从几个账户中取得资料进行加减运算来填报。
怎样选择账簿?
不同企业单位所需用的账簿是不尽相同的。但不管账簿的格式如何,从其所起的作用看,大致可分为四类:序时账簿、分类账簿、序时与分类相结合的联合账簿、备查账薄。序时账簿是指现金、银行存款日记账和转账日记账;分类账簿包括总分类账簿和明细分类账簿;联合账簿是指既是序时记录又分类记录,既是日记账又是总账的账簿,如日记总账;备查账簿如前述是记录非本企业资产或其他重要事项的账簿。
会计账簿从外表形式分,有订本式、活页式,卡片式三种。订本式账簿可防止账面散失和随意抽换,活页式账簿可视经济业务的多寡随时增添账页或抽取多余的空白账页,避免浪费,卡片式账簿也具备活页式账簿的优点,但容易失散,必须严加管理。
一个企业究竟应设计和使用何种账簿,要视企业规模大小、经济业务的繁简、会计人员的分工、采用的核算形式以及记账的机械化程度等因素而定。但是为了加强货币资金的管理,无论在哪种情况下,都要设计现金和银行存款日记账这种序时账簿,只是在多栏特种日记账核算形式下,要将现金和银行存款日记账都分割为专栏的收入日记账和支出日记账两本,至于分类账簿的设计,在采用记账凭证核算形式、汇总记账凭证核算形式和科目汇总表核算形式以及多栏式日记账核算形式时,则应设计一本总分类账簿和多本明细分类账簿,而在采用日记总账核算形式时,则只设计一本既序时记录又分类记录的日记总账账簿和必要的明细分类账簿。下表列示了不同情况下账簿的选择: