一、电算化会计信息系统概述
1．数据和信息
数据是对客观事物性质的描述。它是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，其表现形式可以是数字、文字、图形、表格和专用符号等。
数据的概念包括数据的内容和数据的形式两个方面。数据的内容是客观实体属性的反映，是属性名与属性值的统一；数据的形式就是记录的符号，借助于一定的符号来记录客观实体的属性的。
本书用到的是会计数据。会计数据是指采用“单、证、账、表”等基本形式记录会计系统处理所需的各种未曾加工的数字、文字、图表与特性符号的集合。
信息是经过加工处理的有用数据。它用文字、图形、数字等形式，对客观事物的性质、形态、结构和特征等方面进行反映，帮助人们了解客观事物的本质。信息必然是数据，但数据不一定是信息，有用的数据才成为信息。信息和数据既有联系，也存在差别。
信息具有共享性、时效性、压缩性、传输性、等级性、扩充性、转换性、寄载性等特征。
会计信息是指在会计管理中需要的各种数据，包括资产、负债信息，生产费用和成本信息，利润和分析信息等。从其使用层次看，会计信息可分为如下几类：
（1）财务信息——指反映已发生的经济活动的信息，如凭证、账簿所反映的内容。
（2）定向信息——指管理所需的特定信息，如本期经营状况与计划或历史资料进行比较的分析报告。
（3）决策信息——指具有决策性质或为预决策活动服务的信息，如年度规划、量本利盈亏分析信息等。
对信息的加工过程称为信息处理，是指对信息进行整理、汇总、概括、归纳、压缩、分析研究等，使其浓缩、精炼或产生出新的信息。综上所述，信息处理包括对信息的识别、信息形态的转换和内容的加工过程。
2．系统和信息系统
系统是指由一些相互联系、相互作用的元素，为实现某一目的而组成的具有一定功能的有机整体。例如，一个企业是一个系统，由生产、销售、管理等部门构成，其目标是通过产品的生产、销售，提高企业经济效益。
系统可以划分为若干个子系统。例如，企业这个系统可以划分为供应、生产车间、销售、财务、人事等子系统，而财务子系统又可以划分为会计核算子系统和财务管理子系统。系统既有客观的，也有抽象的。例如，会计学科理论体系构成一个系统，由基础会计、企业会计、管理会计、成本会计等子系统构成。系统具有以下特征：
（1）独立性。每个系统都是一个相对独立的部分，它与周围环境具有明确的边界。系统与外部环境进行物质和信息的交流。例如，企业从外界购入原材料，生产出产品后销售到外界，会计核算系统从外部取得原始凭证，经过账务处理后输出会计报表。
（2）整体性。系统各部分之间存在着相互依存的关系，既相对独立又有机地联系成一个整体。
（3）目标性。每个系统都有一定的目标或目的性，系统中各元素均为系统的目标服务。
（4）层次性。任一系统都是由若干子系统构成的，每一个子系统还可分解为更细一级的子系统。如财会系统可划分为账务处理子系统、工资核算子系统、固定资产核算子系统等。
以提供信息为目的，输入的是数据，经过加工处理然后输出的是信息的系统，称为信息系统。
一般信息系统都具有输入、加工处理、传输、存储和输出等功能。如果这些功能是由计算机完成的，则称为计算机信息系统或电算化会计信息系统。任何信息系统都具有以下功能：
（1）数据的收集和输入
信息系统要把分散的数据，多数情况下由人工收集起来，经过加工处理，形成输入数据。对电算化会计信息系统而言，通过键盘及时将数据输入，以便系统处理。
（2）数据的存储
要将数据及经过加工整理的有用数据以适当的形式存储起来，做到一次存储，多次使用，且可为多个处理使用，实现数据共享。人工处理时，数据的存储以单据、账册等文档资料形式存储。在计算机信息系统中是以外存储器硬盘、软盘等来存储的。
（3）数据的加工处理和传输
信息系统应能准确、迅速地将有关数据或信息传送给各个处理部门，并对各种数据进行加工处理，包括分类、排序、汇总、查询等数学或运筹学运算等。
（4）数据的输出
信息系统无论是人工的还是计算机的，均能将处理的结果以直观的形成提供给信息使用人员。
3．管理信息系统
信息系统从功能层次来说主要有三种：电子数据处理系统（Electronic Data Processing System，简称EDPS），管理信息系统（Management Information System，简称MIS），决策支持系统（Decision Support System，简称DSS）。
信息系统从计算机数据处理方式上分类也有三种模式：单用户、多用户及网络系统。从管理角度及空间分布等角度又可分为多种类型，限于篇幅，这里不再评述。
EDP是电子数据处理（Electronic Data Processing）的简称。20世纪50年代中期到70年代初期，由于当时计算机硬件、软件功能的限制，计算机主要用于单纯的数据处理，这种数据处理主要解决数据计算、检索问题，没有将管理模型与数据处理有机结合起来。
20世纪70年代中期，随着数据库和网络技术的发展，现代管理信息系统（Management Information System，简称MIS）逐渐成熟，将计算机全面用于一个单位或部门各种业务的综合处理中，把数据处理与经济管理模型的优化计算和仿真结合起来，有机地构成一个系统。因而，管理信息系统是一个以计算机为基础的、对一个组织进行全面管理的系统，它采用管理决策模型以及最优化技术，具有决策、控制和预测功能，辅助管理者进行决策。
20世纪70年代后期，人工智能和数据库技术发展，促进了MIS的进一步发展，为高层决策者提供更多决策的决策支持系统应运而生。决策支持系统（Decision Support System，简称DSS）是一个以计算机为基础的人机交互的系统，它利用各种数据、知识、人工智能和模型技术，辅助高级决策者解决复杂的决策问题。
4．电算化会计信息系统
会计信息系统（Accounting Information System，简称AIS）是一个组织处理会计业务，并为管理者和决策者提供信息的信息系统。它通过收集、加工、存储、传送和利用会计信息，对经济活动进行反映和控制。
电算化会计信息系统是以计算机为处理工具的会计信息系统，简称CAIS，它也通常被简称为会计信息系统。由于会计信息分为财务信息、定向信息和决策信息三类，相应地，电算化会计信息系统也可以划分为电算化会计核算系统、电算化会计管理系统和电算化会计决策支持系统三个子系统。由于目前我国会计核算最为规范、统一，因而，目前我国主要以电算化会计核算系统应用为主。本书主要阐述电算化会计核算系统的原理与实现技术。
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