二、电算化会计信息系统的结构
1．电算化会计信息系统的物理结构
作为管理信息系统的一个子系统，电算化会计信息系统也是一个人机系统。从系统组成来看，它是由计算机设备、软件、数据、规程和人员组成的一个信息系统。
（1）硬件设备。硬件设备一般包括数据输入设备、处理设备、存储设备和输出设备，另外还有通信设备、机房等。
（2）软件。一个电算化信息系统的运行不仅需要硬件设备，而且需要一套程序以保证系统运转，实现系统目标。一般地，可把这些程序分为系统软件和应用软件。系统软件主要包括操作系统和计算机语言系统。
应用软件通常是系统的使用者组织专门人才根据系统要求研制开发或购买的通用商品化软件，它们一般是按系统中各职能子系统的任务来设计的。例如，会计电算化核算系统，一般按工资核算、材料核算、固定资产核算、成本核算、产成品与销售核算和账务处理等职能研制开发。
（3）正常规程。保证系统运转的文档和规定，如会计电算化系统使用说明书、数据准备说明书、机房管理制度、会计内部控制制度等。
（4）人员。一般仅指直接从事系统研制、开发、维护和使用的人员。这些人员包括系统管理人员、系统维护人员、系统分析设计人员、系统程序员、操作人员、数据准备人员等。
一个企业组织要建立电算化会计信息系统，必须根据企业本身的特点和要求，综合考虑购建计算机的硬件、软件，并培训相应的会计电算化人员。
2．电算化会计信息系统的功能结构
从管理角度来说，会计电算化系统包括会计核算系统、会计管理系统和会计决策支持系统。目前在我国企业中，开发并投入应用的主要是会计核算系统，因此，本书在以后章节中重点阐述会计核算系统的实用技术。
会计核算系统数据多，处理流程复杂，规模较大，而且不同部分在数据处理上各有特点，因此无论是独立的会计信息系统，或是作为管理系统的一个子系统来建立的会计核算系统，都需要再划分成若干功能模块，即若干个子系统。每个企业单位子系统的划分，可根据本身特点、规模大小、管理要求以及原有工作组织基础的不同来决定，不是固定不变的。例如，在一个生产企业里，可将会计核算系统划分为账务处理子系统、会计报表子系统、工资核算子系统、材料核算子系统、固定资产核算子系统、产品销售子系统、成本核算子系统和往来款项核算子系统等，如图1-1所示。有些子系统可能与其他管理信息系统（如物料管理、设备管理、人事管理等）内部有些交叉，可能出现数据的重复输入，这是单独建立会计信息系统难以避免的，应当结合各单位的具体情况，恰当地加以处理。
图1-1 会计核算系统
下面以生产企业会计电算化系统为例，简略介绍一下各功能模块的功能。
（1）账务处理子系统。账务处理子系统用于日常账务处理，从记账凭证的填制开始，完成凭证的复核、记账、结账等业务处理，并对总账、明细账、日记账以及凭证、科目汇总表等账证进行查询，提供各种形式的查询打印功能。
账务处理子系统是整个电算化会计信息系统的核心。各业务核算子系统如工资核算、材料核算等生成的凭证需要转入账务处理子系统进行登账，同时，其总账、明细账等会计信息也是会计报表子系统的数据基础。
（2）会计报表子系统。它是根据账务处理子系统得出的数据，包括账户的结余额和本期发生额，按照统一规定的会计报表格式的要求，定义会计报表结构文件和会计报表数据文件，生成会计报表文件，打印输出会计报表。
（3）工资核算子系统。主要是计算每个职工应发工资，完成工资的汇总、分配、福利费的计提和票面分解工作，编制输出工资结算汇总单据，据以发放工资，工资汇总分配入账和计入产品成本。该子系统计算数据量大，准确性及时性要求高。
（4）固定资产核算子系统。主要是根据手工操作下的固定资产卡片输入，建立以每个登记对象作为一个记录的固定资产文件。平时根据有关部门提供的原始凭证，进行固定资产文件记录的插入、删除或更新，月末编制固定资产增减汇总表，转入账务处理子系统，更新有关记录。每月可按个别折旧率计算每项固定资产的折旧额，并根据使用部门的不同编制折旧费用分配表，转入成本计算子系统，用以计算产品成本。
（5）材料或库存产品核算子系统。这是会计信息系统中数据变动比较频繁的子系统，材料或库存产品核算系统应按材料库存产品详细品种规格设立库存材料或库存产品数据库文件，根据收发料单输入，核算库存的增减变动与结存情况，及时输出有关数据，满足日常管理的需要。同时，要加强储备资金占用情况的控制，能提醒有关部门现时的积压或短缺情况。要定期汇总编制产品收、发、存汇总表，转入账务处理子系统，用以更新有关账簿文件。
（6）成本核算子系统。这是一个数据量大、处理流程比较复杂的子系统，必须结合本单位生产工艺技术特点设计。生产规模较大的单位，可以按车间进行核算，生产规模小的，按班组进行核算。通过成本核算子系统可实现各种费用的归集和分配，及时准确地计算出产品的总成本和单位成本，并自动编制机制转账凭证。
（7）产品销售子系统。该流程也比较复杂，但数据量较少。其内容包括两部分，一部分是产成品的核算，建立按具体品种设记录的产成品文件，根据成品入库单、出库单输入原始数据，更新记录，月末汇总转入账务处理及会计报表子系统。另一部分是产品销售的核算，建立按销售产品品种、批次设记录的产品销售文件，根据发货、结算等原始凭证输入，反映产品发出、货款收回等情况，结算销售成本、销售税金、销售费用和销售利润，相应数据转入账务处理子系统。
另外，随着会计制度的改革，有些企业单位还增设了往来款项核算子系统，对日益复杂的债权、债务有关数据进行处理，以满足管理上的要求。
除了上述与会计数据处理有关的基本功能以外，作为系统还必须设计必要的辅助功能模块，包括查询功能模块、维护功能模块、防错纠错功能模块、授权控制模块、运行时序控制模块、安全控制功能模块、操作记录管理模块等。通过这些辅助功能，保证系统安全可靠地运行。
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