一、文档的建立保存与关闭
1．建立新文档
启动Word后，系统就自动建立了一个新的空白文档，默认名字为“文档1”。除此以外，还可根据需要建立自己的新文档。建立新文档的方法主要有：
1）使用菜单：“文件|新建”，窗口右边的任务窗格会出现“新建文件”的任务窗格。
“新建文档”任务窗格中的“新建”组，可以创建空白文档、XML文档、网页和电子邮件等，还可根据现有的文档，建立相应新文档。下面的“模板”组可根据Word提供的文档模板，快速建立包含文字内容以及排版格式的文档。Word提供了许多文档模板，如简历、信函、报告等。选择“Office Online模板”项，即可出现有关模板的对话框，显示模板名称及预览。如图3-4。
图3- 4 Office Online模板
2）使用工具栏：单击“常用”工具栏上的“新建”按钮
。
2．文档的保存
文档的编辑过程中，间隔一段时间就应存盘一次，可避免突发事件引起的数据丢失。
1）新文档保存
未命名的文档即为新文档。保存方法有：
使用菜单：“文件/保存”，出现相应对话框，指定保存路径和文件名即可。如图3-5。
使用工具栏上保存按钮
，也可出现此对话框。
键盘：组合键Ctrl+S。
图3- 5 保存文档对话框
2）保存已命名过的文档
与保存新文档的方法相同，只是将不再出现保存文件的对话框。
3）文档换名保存
当前正在编辑的文档可换名保存。使用菜单“文件/另存为”，出现新文档保存的对话框。另存为操作可为当前文件生成一个副本，同时关闭原来编辑的文档。
4）保存全部打开的文档
按下键盘上Shift键的同时，使用菜单“文件|全部保存”将同时保存当前打开的所有文件。不使用Shift键，“文件”菜单中不会有“全部保存”项。
3．文档的关闭
关闭文档是将文档从内存中清除，并关闭当前的编辑窗口。关闭文档的方法有多种：
使用菜单：“文件|关闭”。
单击窗口右上角的关闭按钮
。
键盘上组合键：Alt+F4。
双击窗口左上角控制按钮
如果没有为文档命名过就将其关闭，系统也会提示，如图3-6。此时选择“是”会将当前文档存盘。“否”则放弃存盘并退出。
图3- 6 保存提示对话框
二、视图模式
视图模式实际是文档的显示方式。不同的视图模式对应于不同的编辑目的，从而突出显示文档的某些内容。Word2003中提供了普通视图、页面视图、大纲视图、文档结构图视图、Web版式视图和阅读版式视图。正确采用视图方式可极大的提高工作效率。
在工作窗口的左下角有视图切换的按钮，同时也显示当前的视图状态。可参考本章图3-1。
1．普通视图
普通视图主要用于文档的文本输入与编辑。此视图布局较为简单，只显示字体、字号、字型、段落缩进、行间距等基本文本格式，而图形对象、页眉页脚、背景以及未设置为嵌入型的图片等，均不显示。如图3-7。
普通视图下，分页的标志为一虚线，分节标志为红色虚线，文档内容显示连续，便于阅读。
由于显示内容简单，因此在重新分页、屏幕刷新和滚动时，速度较快，适合于输入和编辑文本信息，以及只设置简单的文档格式时使用。
2．页面视图
页面视图可以说是最常用的一种视图方式。页面视图是按照文档的打印效果显示文档的，即“所见即所得”（What you see is what you get）的效果。
页面视图下可直接看到文档的外观、图形、文字、页眉页脚、脚注尾注、多栏排版等所有可以打印输出的内容。页面视图下水平与垂直标尺可同时显示，并对所有显示内容均可进行编辑。如图3-8所示。 
图3- 7 普通视图 图3- 8 页面视图
3．大纲视图
大纲视图显示的重点是文档的结构。在进行长文档编辑时，大纲视图是最好的工具。大纲视图下便于查看和调整文档的各级标题、章节目录以及层次结构。
大纲视图下文档的显示通过段落前的附加标记区别正文和标题。正文的标记为小方块，标题的标记为加号或减号，加号的标题表示此标题下还有下级标题，文字下方有虚线的标题表示此标题下有隐藏的内容。如图3-9所示。 
图3- 9 大纲视图 图3- 10 Web版式
4．Web版式
Web版式主要用于编辑Web页。Web版式下编辑窗口将显示文档的Web布局视图，显示的方式与浏览器打开该页面的效果一样。此时的编辑区最大，并自动根据窗口大小换行，而不是根据打印效果显示。此视图通常用来制作网页。如图3-10所示。
5．阅读版式
阅读版式类似于打印预览，可将文档的真实页面按打印效果演示，同时菜单下方的工具栏将以阅读版式的相关工具栏为主，可单页或多页显示。如图3-11所示。
图3- 11 多页显示的阅读版式
6．文档结构图
文档结构图是位于文档左边的一个垂直窗格，以树状结构列出了文档的所有标题。它可与其他视图结合起来显示。只有被设置为标题样式的文本才可显示在结构图中。通过结构图的树状结构，可将光标迅速的定位到所选定的标题内容上，为编辑有多层标题的文档提供了方便。如图3-12所示。
图3- 12 带有文档结构图的页面视图
三、文本输入与修改
编辑文档是文字处理的最基本内容，其中文本的编辑是常见的操作。
1．文本输入
当鼠标的形状为“I”时，单击编辑区即可进行文本的输入。文字输入时，遇到页边界会自动换行，使用回车键可进行段落划分，删除段落后的回车符号则可进行段落合并。
键盘上的Insert键可进行“改写”状态的开关转换。状态栏上的“改写”为灰色时，为改写状态关闭，此状态下可在两个字符中间进行插入，光标右边的字符会自动右移。系统默认的为此状态。当“改写”为黑色时，光标在字符中间进行输入时，新输入的内容将覆盖右边的文字内容。
文本输入时，光标的定位可以通过鼠标单击完成，也可通过一些快捷键快速完成光标在特殊位置的定位。表3-1所示为光标定位的快捷键。
表3-1 光标定位的快捷键
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快捷键 |
功能 |
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↑，↓，←，→ |
光标移动上（或下）一行，左（或右）一个字符 |
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Home，End |
移动到当前行首或行尾 |
|
Ctrl+Home，Ctrl+End |
移动光标到文档的首位置，或文档尾位置 |
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PgUp，PgDn |
光标下移一页，或上移一页 |
关于“即点即输”
即点即输是指在文档的任意空白位置开始进行输入。使用即点即输可以在空白区域中快速插入文字、图形、表格或其他项目。使用方法是：在要进行输入的任意空白区域中双击，则可出现插入光标。
2．文本选定
文本修改操作的前提是要选定要修改的文本对象，例如连续的几个字，或者行，甚至是整个段落。鼠标和键盘均可进行选定文本的操作。
1）使用鼠标
⑴选定任意连续区域。将鼠标定位到要选定区域的第一个字符前，拖动鼠标到最后一个字符，选中该区域。
⑵选定一整行或连续多行。鼠标指针移动到要选定行的左边，且在边界以外，则鼠标变为反向的箭头，单击鼠标选定一整行。
选定一整行的同时拖动鼠标，则可选定连续的多行。如图3-13所示。
图3- 13 选定整行
⑶选定整段。与选定整行的方式类似，鼠标放置在段落的左边中间行的位置，双击则选定整段。
选定矩形区域
将鼠标定位在矩形的一角，按下Alt键同时拖动鼠标到矩形的另一对角放开即可。如图3-14所示。
⑸选定全部内容。使用菜单“编辑|全选”命令，或者使用组合键Ctrl+A，可将当前文档的全部内容选中。
图3- 14 选定矩形区域
2）使用键盘
首先要将光标定位在要选定的文本的起始位置，然后使用有关键，表3-2列出了基本的操作键。
表3-2 使用键盘选定文本
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快捷键 |
功能 |
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Shift+←，Shift+→ |
选中当前光标左（或右）一个字符 |
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Shift+↑，Shift+↓ |
选中当前光标到上（或下）一行同一位置的所有字符 |
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Shift+Home，Shift+End |
选中当前光标到当前行首（或行尾）的所有字符 |
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Ctrl+Shift+Home， Ctrl+Shift+End |
选中当前光标到文档的首位置的所有字符 选中当前光标到文档的尾位置的所有字符 |
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Shift+PgUp，Shift+PgDn |
选中当前光标到上（或下）一页同一位置的所有字符 |
3）选取的取消
撤消文本的选定，只要使用鼠标单击当前文档窗口的任意位置即可。
3．文本的复制、删除与移动
1）文本的复制
相同内容的文本，只要输入一次，其它位置的相同内容可使用复制的方法完成输入。文本复制的前提是要选定要复制的文本。复制的方法有：
鼠标拖动。近距离的内容复制适合使用此方法。鼠标指向选定的文本，则出现虚线光标，同时鼠标下出现虚线方框，移动鼠标，同时按下Ctrl键，将虚线光标定位到目标位置放开。
使用菜单。选定要复制的文本，选择菜单“编辑|复制”命令，再将光标定位到目标位置，选择菜单“编辑|粘贴”。
组合键与鼠标。选定要复制的文本，按下Ctrl+Shift键，同时到目标位置单击鼠标右键。
2）文本的删除的方法有：
单个字符的删除。单击Backspace键可将当前光标前的一个字符删除，单击Delete键可将当前光标后的一个字符删除
段落删除。选定要删除的文本，使用菜单“编辑|清除|内容”，或者单击Delete键，则可将选定内容删除
3）文本的移动的方法与文本复制的操作类似：
鼠标拖动。近距离的内容移动适合使用此方法。鼠标指向选定的文本，则出现虚线光标，同时鼠标下出现虚线方框，移动鼠标，将虚线光标定位到目标位置放开。
使用菜单。选定要复制的文本，选择菜单“编辑|剪切”，再将光标定位到目标位置，选择菜单“编辑/粘贴”。
键盘与鼠标。选定要复制的文本，按下Ctrl键，同时到目标位置单击鼠标右键。
4．Office剪贴板
Microsoft Office剪贴板可以从当前Windows环境中的任意程序中收集文字或图形信息，再将这些信息粘贴到任意的Office文档中。通过这个剪贴板不仅可以在Office程序之间进行信息传递，也可在Office以外的其它程序之间传递信息，并且可将剪贴板的内容进行记录，随时得到历次的粘贴内容。
在Word2003中，剪贴板的操作通过“剪贴板”任务窗格完成，也可使用标准的“粘贴”命令完成。关于任务窗格的打开、关闭与选择请参考本章第一节内容。
标准的“粘贴”操作只能粘贴剪贴板中最后一项的内容，使用Office剪贴板则可对历史项目进行选择、粘贴，且可多次粘贴。图3-15所示为一剪贴板窗格中所记录的粘贴内容。
图3- 15 Office剪贴板
5．插入特殊符号
在文字处理的过程中，经常会出现一些键盘上没有的字符，如一些数学符号：≮、≌，或为了美化的目的，如[、、ý等。这些特殊字符的输入需要使用“插入”菜单中的“符号”或“特殊符号”项。
1）“插入”菜单“特殊符号”项。使用此命令，可插入一些常用的符号，出现如图3-16所示对话框，对话框中将常用的符号已经进行简单分类，可根据需要进行选择，并双击相应符号，则在当前光标位置完成该符号的插入。
图3-16插入特殊符号 图3-17插入符号
2）“插入”菜单“符号”项。使用此命令可插入的符号内容更为广泛，它实际是通过使用带有特殊符号的字体，得到更多的符号内容。因此在操作时，应先选择字体，再挑选此字体中所包含的符号。常用的符号字体有Windings、Windings2和Windings3。如图3-17所示对话框。
6．重复、撤消和恢复
文字处理操作中，经常出现错误操作，使用此功能可迅速纠正错误，以免损失。
1）重复。重复是将上一次的操作再进行一次。通常进行了某些设置后，编辑菜单中会出现“重复”项
，单击此项即可。或使用组合键Ctrl+Y。
2）撤消。撤消操作是将上一次，或历史多次的操作取消。可以认为是后悔操作。“编辑”菜单的第一项通常是撤消最近的一次操作，使用Ctrl+Z键，也可撤消上一次操作。
撤消历史多次操作，须使用常用工具栏上的撤消按钮
，单击其右侧的下拉按钮，可出现历史的多次操作，选择要取消的操作即可，如图3-18所示
图3-18 撤消选择
3）恢复。恢复操作是将撤消操作所做的工作再次恢复，它可将文档恢复到撤消操作前的状态。多次进行过撤消操作后，同样也可进行多次的恢复。一次恢复操作可通过菜单“编辑/恢复”，多次恢复与多次撤消类似，单击常用工具栏上的恢复按钮
，打开其右边的下拉按钮，选择要恢复的操作即可。
四、查找和替换
查找与替换是文字处理程序中非常有用的功能。Word2003中，不仅对文字的内容进行查找与替换，同时还可对文字的格式进行操作。此功能使繁琐的修改工作变得十分迅速有效。
1．查找
查找功能实际是光标定位。它将不改变文档内容。使用方法：
⑴使用菜单“编辑|查找”，出现如图3-19所示对话框；
⑵在查找内容下拉框中输入要查找的内容，“查找下一处”按钮变成黑色；
⑶单击“查找下一处”按钮，对话框后的文档中的光标即定位到找到的第一处。反复单击此按钮，可从头至尾定位所有要查找目标；
⑷如果文档中不含有查找内容，出现“Word已完成对文件搜索，不含搜索项”对话框。如果查找已到文件尾，则显示“Word已完成对文件搜索”对话框提示。
图3-19 查找对话框 图3-20 查找替换高级对话框
带格式查找
Word可对指定格式的文本内容进行查找，单击查找对话框下方的“高级”按钮，查找替换高级对话框则如图3-20所示。
通过高级对话框，可设置区分大小写等操作，如查找内容如果为“Word”，则“WORD”就不会被找到。“格式”按钮可设置要查找的内容的文字格式，例如要查找文字“用户”，字体是宋体五号字，则四号字的“用户”就不在结果范围。
2．替换
替换功能可将文档中某一词统一替换成另一词，替换的同时还可同时更改格式，或者对文档中的某一词的格式进行统一更改。替换的过程可以通过“全部替换”一次完成，也可通过“查找下一处”与“替换”联合使用，而分步骤的、有选择的进行替换。
具体的操作方法与查找类似，只是选择“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡，同样也有“高级”选项，如图3-21所示为打开了高级的替换对话框。
值得注意的是，查找内容与替换内容均可设置格式，设置不正确则有可能找不到相应内容或进行了错误的更改。
图3-21 高级替换对话框
五、文本工具
Word提供的一些文本工具，使输入文本的同时保证输入内容的正确有效性，还可提高一些文字处理工作的效率。常用的工具有以下几种：
1．语法与拼写
这是进行英文内容输入的非常有效的工具。Word中进行英文输入可以自动进行一些语法与拼写的矫正，如句子开头的字母会自动大写，一些常用单词的拼写可自动更正，如thsi会自动更换为this。
Word会为它认为错误的拼写加红色波浪线，它认为错误的语法加绿色波浪线。使用“工具”菜单“拼写和语法”，会将Word认为有问题的词句标出，并提示更改方法。如图3-22所示。
2．字数统计
Word可对文档中选定的文本进行字数统计，如果不选定任何内容，则对整个文档进行统计。使用方法是：菜单“工具|字数统计”，统计结果将以对话框形式显示。如图3-23。
3．中文简繁体转换
使用菜单“工具|语言|中文简繁转换”，可将文档中的中文由简体转换为繁体，或从繁体转换为简体。转换后的文字显示需要有相应的简体或繁体字库支持，如果没有事先安装相应字库，则系统均以宋体字显示。
图3-22 拼写和语法检查 图3-23 字数统计
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