一、字符格式
字符是指作为文本输入的文字、数字、字符、标点等，它是文档的最小单位。字符的格式包括字体、字符大小（字号）、字色、字型，以及下划线、上下标、阴影等修饰。
有关字符格式设置的所有项在“格式”菜单的“字体”里均能找到。使用“格式”工具栏则可对常用的格式进行快速设置。
1．格式工具栏
表3-3中列出了格式工具栏中有关字符设置的相关按钮，以及按钮功能。
表3-3“格式”工具栏上的字符设置按钮
2．“格式”菜单“字体”
“格式”菜单的“字体”项可出现字体对话框，设置的内容更为丰富，除了常用的字符格式，还可设置特殊显示效果、字间距等特殊效果。
字体对话框有“字体”“字符间距”“文字效果”三个选项卡，如图3-24所示。“字体”选项卡中可设置字体、字形、字号、多种线型的下划线、字色等；着重号、字体显示效果，如阴影、空心等，也在此设置。须要注意的是，中文字号使用中文的标示，号越大则字越小，如“五号”字比“二号”字小，而数字标示的字号，则数字越大字越大，如“24”号字大于“14”号字。
图3-24 字体对话框的三个选项卡
默认情况下，字符的间距、位置均为“标准”设置，可以根据需要在对话框中进行设置。“文字效果”设置的是字体的动态效果，动态的效果只在屏幕上显示。图3-25为文字的格式效果。在每个选项卡下方均有“预览”区，可随时查看设置效果。
图3-25文字格式部分设置效果
二、段落格式
设置段落格式须选取段落，选取可以是将整个段落选中，也可仅将光标放置在要设置的段落中，则设置即对整个段落有效。可以进行段落格式设置的有：格式工具栏的有关按钮、“格式”菜单“段落”项和标尺。
段落对齐方式
1）使用菜单。菜单“格式|段落”命令，“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡的“对齐方式”下拉列表中可进行对齐设置，所设置内容在格式工具栏上均有相应的按钮。
2）使用工具栏。表3-4列出了格式工具栏上有关段落设置的按钮及其效果。
表3-4格式工具栏上的段落对齐按钮
段落缩进
段落缩进有首行缩进、悬挂缩进和左右边界缩进。设置段落缩进可以通过菜单、工具栏和标尺，其中菜单设置最为精确，标尺最为直观，工具栏只能设置整体的缩进量，不够精确。
使用菜单。“格式|段落”出现段落对话框，有关段落格式的设置在这个对话框中基本都可以找到。如图3-26所示
图3-26段落对话框
段落对话框中“缩进”选项组中的“左”和“右”，可设置文档的左右边界位置。“特殊格式”组中有三种形式：“无”各行均无缩进，顶格排列文字；“首行缩进”并设置的度量值后，段落第一行向左缩进；“悬挂缩进”并设置度量值后，段落除第一行外其余各行向左缩进。
使用标尺。页面视图下，窗口上及左端会出现标尺，通过标尺移动标尺上游标，可快速定义段落的缩进格式。设置时须注意当前光标的位置，当前光标所在的段落将根据标尺游标的改变而改变缩进方式。左边游标的上三角可设置首行缩进，下方三角可设置悬挂缩进，下方方块可设置左边界，右边的三角设置右边界。图3-27标示了标尺各游标的作用及缩进的设置效果。
图3-27标尺作用及缩进设置效果
使用工具栏。单击格式工具栏上的
可增加当前光标所在段落的整体缩进量，单击
可减少缩进量。每次缩进为2个字符，并可反复多次使用。
段落间距与行间距
段落间距是段落之间的距离，分段前和段后两个内容，段前为本段的第一行与前段的最后一行之间的距离，段后为本段的最后一行与下段第一行之间的距离。行间距则是每个行之间的距离。
1）使用菜单。“格式|段落”出现段落对话框，参考图3-26查看段落间距的设置与行间距的设置位置。对话框下方有设置效果预览。
2）使用工具栏。格式工具栏上的
可对行间距进行快速设置，单击其右边的下拉菜单，可出现行间距的常用设置格式，如图3-28所示，默认为行间距1行，选择“其他…”则会出现“段落”对话框，进行详细设置。
图3-28 格式工具栏的“行距”按钮
三、项目符号和编号
项目符号和编号的使用可使文档内容更加层次分明，Word可在输入时自动创建项目符号和编号，也可在输入完成后再次添加。
1．项目符号
1）使用工具栏。单击格式工具栏上的
，可为当前光标所在行增加一个黑色圆点项目符号，同时此按钮将显示为深色，并有外边框。
当一个项目输入完成按回车时，Word会自动为下一个项目增加一个相同的项目符号。删除项目符号后再输入内容且回车，下一行将不会出现项目符号，同时项目符号按钮也会恢复正常状态。
2）菜单“格式|项目符号和编号”命令。使用菜单项的设置方法可为文字添加更多样式的项目符号。项目符号和编号对话框中的第一个选项卡即为项目符号。如图3-29所示，单击自定义按钮可选择更多样式的项目符号，作为项目符号的除字体中提供的符号，还可使用图片。
图3-29项目符号设置
在“自定义项目符号列表”对话框中，除了可使用字体、字符和图片设置项目符号外，对项目符号的格式也做了设置，在对话框的下方还可看到格式设置的预览。
2．编号
与项目符号类似，也可通过格式工具栏的
按钮开启自动创建的编号，每一次回车会自动增加编号。需要注意的是：由于编号有顺序，当每一项中的段落多于一段时，会使得编号出现错误。要得到正确的编号的次序，可先将所有项目名称写出，再填写内容，填写内容时，删除多余的编号。其余的编号会自动更正。
使用菜单则可以设置当前段落的编号是重新开始，还是延续上一项目，同时，编号的形式仍可作进一步的定义，如图3-30所示
图3-30 编号选项卡及其自定义选项
3．多级符号
多级符号可以清晰地表明各层次之间的关系，可以看作是一种特殊的编号。多级符号的设置必须通过菜单完成，在项目符号和编号对话框的相应选项卡上，如图3-31所示。多级符号也有自定义的相关内容。应用步骤：
图3-31多级符号以及自定义设置
⑴将光标定位在欲设置多级符号，且为第一级的位置。
⑵使用菜单定义为多级符号，并选择定义样式。应用时，使用格式工具栏上的增加、减少缩进量按钮，可对项目进行升降级别的设定。具体为，增加缩进量为降低级别，减少缩进量为提高级别，可多次使用，直到第一级。增减缩进量的同时编号会自动更改。
四、边框与底纹
Word中可分别对字符、段落或整个页面添加边框和底纹，文档中的各种对象包括表格、文本框、插入的图片、对象等，均可设置边框和底纹。格式工具栏和菜单中均有设置，菜单中的设置最为详细。
1．格式工具栏上的按钮可进行快速设置，设置的方法是：
⑴选中要进行边框底纹设置的文字。
⑵单击相应的按钮即可。
使用工具栏上的按钮进行设置的特点是：设置的对象必须进行选取，根据选取的对象决定设置的效果范围。即使用格式工具栏设置的是文字的边框与底纹。表3-5列出了格式工具栏上的有关边框和底纹设置的按钮，及其设置效果。其中，突出显示按钮的使用与另两个按钮有所区别。
突出显示
工具栏上的“突出显示（非突出显示）”按钮可以进行文字底纹的设置与取消，此按钮含一个下拉菜单，可进行15种底纹颜色的选择，取消底纹设置可选“无”。参考表3-5中此按钮的图标及下拉菜单。使用的方法是：
⑴格式菜单单击“突出显示”按钮的下拉菜单，选择底纹颜色或“无”
⑵鼠标样式改为
，拖动鼠标，则选中的文字被设置。
⑶再次单击按钮取消突出显示定义，鼠标恢复正常。
表3-5格式工具栏上的边框底纹按钮
2．“格式”菜单“边框与底纹”
通过“格式”菜单中的“边框与底纹”出现的“边框与底纹”对话框，可进行更加细致的设置。
1）边框设置。边框选项卡如图3-32所示，选中要设置的对象，可以是图片、文本框等任何文档中的对象，须注意区别的是文字和段落，文字边框添加须选中要设置的所有文字，段落边框添加则只要将光标定位在要设置的段落以内即可，具体的设置方法：
⑴在设置选项组选择边框应用的位置。其中：“方框”是选中对象的外边框，“无”可取消当前对象的边框。
⑵设置边框线的线型、颜色、宽度，在预览周边的按钮可分别定义所选对象上、下、左、右边线的有或无。
⑶边框的应用范围即“应用于”项，应用于“文字”时，边框的大小以文字的大小为准，应用于“段落”时，边框的大小以段落的大小为准，当段落的文字不满一行时，边框也会对整个行加边框，如图3-33所示。
2）底纹设置
底纹的设置方法与边框类似，插入的外部对象如文本框，页面中的文字、段落等均可添加底纹。根据选取的对象不同，添加的效果不同，步骤为：
⑴选中要设置的对象：单击选中插入的对象；选中所有要设置的文字；将光标放置在要设置的段落中。
⑵“格式”菜单“边框与底纹”对话框，选择“底纹”选项卡。
图3-32边框设置 图3-33 应用范围的区别
⑶根据对话内容设置底纹。“填充”选项组中，有64种常用颜色可供选择，选择“无填充颜色”可取消已设置的底纹。“图案”选项组中的“样式”下拉列表框中可选择底纹的深浅与样式，一旦选择了带有图案的底纹后，下方的颜色选项将可选择填充图案的前景色。如图3-34所示。“应用于”选项的内容与“边框”的设置相同，文字与段落的底纹应用效果是不同的。
图3-34底纹设置
其他颜色
“底纹”的填充设置，除常用的64种颜色外，还可设置更多的颜色，使用“其他颜色”按钮。“颜色”对话框中有“标准”和“自定义”2个选项卡，如图3-35所示。
图3-35 颜色设置
“标准”选项卡中提供了256种颜色，“自定义”选项卡中提供了256´256´256种颜色，挑选颜色的方法是：在大的颜色区域中使用鼠标单击选择颜色，移动右边调节深浅的黑色三角，调整深浅，“新增”项里显示的即为所选择的颜色。
下方“红色”、“绿色”、“蓝色”项中为当前所选颜色的取值，“颜色模式”为“RGB”时，记录这三个数值，即为所选择的颜色。或者直接设置三个数值则可得到相关颜色。不仅在Word中，在Office的其他组件中，颜色的设置是相同的。
页面边框
“边框与底纹”对话框的第二个选项卡“页面边框”是为整个页面添加边框的，其中的“艺术型”下拉列表框中提供了多种艺术边框。边框将加在整个页面的外边界上，关于应用范围的“应用于”选项，设置了哪些页面增加边框。
页面边框可以看作是特殊对象的边框，即整个页面的边框，而“边框”中设置的是页面中对象的边框，虽然对象不同，但设置方法是完全相同的。
图3-36 横线
横线
在“边框与底纹”对话框的下方的“横线”按钮，可在当前光标位置添加横线，这些横线来自于剪辑库，实际是横线图片。如图3-36所示。
五、特殊格式
Word提供了如分栏、首字下沉等特殊的格式设置，以及在中文处理中的中文版式。
1．分栏
Word中的文字默认的是分一栏的，通过分栏功能可以将文档中的文字设置成多栏的形式，而且可以实现多种分栏设置共存的效果。设置方法：
⑵“格式”菜单“分栏”项，出现分栏对话框。如图3-37所示。
图3-37 分栏对话框
图3-38 首字下沉对话框
⑶设置分栏项目。在“分栏”对话框中，首先设置分栏的数量，当数量设置为1栏时，可以取消以前的多栏设置；分栏的数量与形式在“预设”中有四种形式，通过选择这些预设的形式，可快速直接的设置分栏的方式和效果。通过对话框的其他项目可更多更细致的设置分栏形式。“栏数”设置分栏的数目，“栏宽相等”是默认设置，取消“栏宽相等”设置后才可设置“宽度和间距”，左边的“分隔线”选项可为栏间增加竖线分隔。
2．首字下沉
首字下沉的效果是段落的第一个字的字体字号等基本属性与其他文字不同，字号大，且占据数行的位置。设置方法：
(1)将光标定位在要设置首字下沉的段落中。
⑵选择“格式”菜单“首字下沉”，在“首字下沉”对话框中，如图3-38所示。设置段落第一个字的字体，占据的行数，选择“无”可取消首字下沉效果。首字下沉的效果如图3-39所示。
图3-39 首字下沉、分栏与改变文字方向的效果
3．文字方向
在Word中除了可将文字按从左到右的横排外，也可按照中国的传统竖排文字，菜单“格式|文字方向”，可将文字进行竖排，竖排后的文档，对齐等格式设置也将相应的改变方向，如图3-39中所示，格式工具栏上的段落对齐的按钮方向也相应发生了变化。
4．中文版式
“格式”菜单“中文版式”可进行一些特定的中文格式设置，在“格式”工具栏中也有可进行相同设置的按钮，表3-6列出中文版式的样式、效果和相应在格式菜单的按钮。
表3-6 中文版式效果及相应按钮
每项中文版式的均有自己的设置对话框，其中，带圈字符须每个字符分别设置，即每次选中一个字符，设置的圈有四种选择。其余项目则是需要选中所有出现效果的文字。
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