9.1 邮件合并的准备工作
准备邮件合并时，要有两项内容：一是结果中完全相同的文档主体，这部分内容通常为一个Word文档。二是数据源。数据源是一个文件，它包含合并结果的不同的文档部分，可以是一个Word表格、Excel表格、数据库表单等。
例如制作一系列内容相同，收件人不同的邀请函。可通过两个文件完成，一个内容为邀请函内容主体的Word文件，一个保存为Word文档的联系人通讯录表格作为数据源。数据源是需要事先已保存好的文件。
1．套用信函的制作
套用信函即为一个内容相同，部分固定内容有变化的文档。下面以建立一个邀请函的过程为例，说明套用信函的制作。具体的步骤：
⑴已有一个由Word表格制成的通讯录，被邀请人的信息来自于此表格，此表格文件为Word文件。表格文件内容为：
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姓名 |
职务 |
电话 |
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张红 |
主任 |
1236485245 |
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王伟 |
科长 |
457995466 |
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刘丽 |
副主任 |
566246615 |
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杨阳 |
处长 |
1832456523 |
⑵建立邀请函的主文档内容。新建一个空白文档，在其中输入邀请函的主体内容如下：
女士/先生：
兹定于本月15日星期六，在保利大厦举办本公司的新产品发布会，敬请您的光临。
⑶在邀请函编辑的主文档，进行邮件合并操作：菜单命令“工具|信函与邮件”，出现邮件合并任务窗格。通过邮件合并任务窗格的提示，可分六步完成操作：
步骤一：选择要制作的文档类型，在此选择“信函”，单击“下一步正在启动文档”
步骤二：选择主文档。即进行主体内容编辑的文档，在此可选择“使用当前文档”，单击“下一步：选取收件人”
步骤三：选择数据源。“使用现有列表”表示数据源已经存在，即保存通讯录的文件已经存在。还可“从Outlook联系人中选择”，或者“新建列表”建立一个新的表格或文件作为数据源。
在此选择“使用现有列表”，此时要制定现有的列表文件：单击“浏览”，选择文件。指定文件后即出现指定文件的内容，并可对收件人进行筛选等编辑，最后确定收件人后，邮件合并的任务窗格中，将出现被定为数据源的文件名，同时“浏览”项将成为“选择另外的收件人”，单击“编辑收件人”可出现“邮件合并收件人”对话框，对数据进行筛选等编辑操作。操作完成单击“下一步：撰写信函”。如图113所示，为此步骤的任务窗格及邮件合并收件人对话框。
图113邮件合并收件人的定义
步骤四：撰写信函。此步骤为主体文档的编辑，除要输入文档的主要内容外，信件中一些固定的内容，如问候语等，尤其是收件人的信息，即外部数据源的内容要在此步骤插入到文档主体中。
首先要将光标定位在要插入固定内容的位置，在此将光标定位在“女士/先生”前，在任务窗格中选择“其他项目”，出现插入合并域对话框，选择要插入的项目，单击“插入”按钮，则在当前光标位置出现带括号的项目名称。如图114所示插入合并域对话框和插入效果。单击“下一步：预览信函”。
图114插入合并域
步骤五：信函预览。插入合并域的位置，在此步骤时已经成为了具体取值。通过任务窗格可前后翻页浏览，也可编辑收件人，如删除等操作。此时的文件仍为一页。单击“下一步：完成合并”
步骤六：完成合并。合并文档的最终结构是根据收件人的个数，生成的多页文档。在此步骤有两种最终结果的输出选择：选择“打印”，会出现合并到打印机对话框，即将以多页的形式输出至打印机，并可选择打印的范围；选择“编辑个人信函”则是以多页的形式输出至新文档，新文档的默认名字为“字母1”，如果在合并到新文档对话框中选择了“全部”，则新文档中的页数与收件人的个数相等。
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