一、电算化会计信息系统概述
1．数据和信息
数据是对客观事物性质的描述。它是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，其表现形式可以是数字、文字、图形、表格和专用符号等。
数据的概念包括数据的内容和数据的形式两个方面。数据的内容是客观实体属性的反映，是属性名与属性值的统一；数据的形式就是记录的符号，借助于一定的符号来记录客观实体的属性的。
本书用到的是会计数据。会计数据是指采用“单、证、账、表”等基本形式记录会计系统处理所需的各种未曾加工的数字、文字、图表与特性符号的集合。
信息是经过加工处理的有用数据。它用文字、图形、数字等形式，对客观事物的性质、形态、结构和特征等方面进行反映，帮助人们了解客观事物的本质。信息必然是数据，但数据不一定是信息，有用的数据才成为信息。信息和数据既有联系，也存在差别。
信息具有共享性、时效性、压缩性、传输性、等级性、扩充性、转换性、寄载性等特征。
会计信息是指在会计管理中需要的各种数据，包括资产、负债信息，生产费用和成本信息，利润和分析信息等。从其使用层次看，会计信息可分为如下几类：
（1）财务信息——指反映已发生的经济活动的信息，如凭证、账簿所反映的内容。
（2）定向信息——指管理所需的特定信息，如本期经营状况与计划或历史资料进行比较的分析报告。
（3）决策信息——指具有决策性质或为预决策活动服务的信息，如年度规划、量本利盈亏分析信息等。
对信息的加工过程称为信息处理，是指对信息进行整理、汇总、概括、归纳、压缩、分析研究等，使其浓缩、精炼或产生出新的信息。综上所述，信息处理包括对信息的识别、信息形态的转换和内容的加工过程。
2．系统和信息系统
系统是指由一些相互联系、相互作用的元素，为实现某一目的而组成的具有一定功能的有机整体。例如，一个企业是一个系统，由生产、销售、管理等部门构成，其目标是通过产品的生产、销售，提高企业经济效益。
系统可以划分为若干个子系统。例如，企业这个系统可以划分为供应、生产车间、销售、财务、人事等子系统，而财务子系统又可以划分为会计核算子系统和财务管理子系统。系统既有客观的，也有抽象的。例如，会计学科理论体系构成一个系统，由基础会计、企业会计、管理会计、成本会计等子系统构成。系统具有以下特征：
（1）独立性。每个系统都是一个相对独立的部分，它与周围环境具有明确的边界。系统与外部环境进行物质和信息的交流。例如，企业从外界购入原材料，生产出产品后销售到外界，会计核算系统从外部取得原始凭证，经过账务处理后输出会计报表。
（2）整体性。系统各部分之间存在着相互依存的关系，既相对独立又有机地联系成一个整体。
（3）目标性。每个系统都有一定的目标或目的性，系统中各元素均为系统的目标服务。
（4）层次性。任一系统都是由若干子系统构成的，每一个子系统还可分解为更细一级的子系统。如财会系统可划分为账务处理子系统、工资核算子系统、固定资产核算子系统等。
以提供信息为目的，输入的是数据，经过加工处理然后输出的是信息的系统，称为信息系统。
一般信息系统都具有输入、加工处理、传输、存储和输出等功能。如果这些功能是由计算机完成的，则称为计算机信息系统或电算化会计信息系统。任何信息系统都具有以下功能：
（1）数据的收集和输入
信息系统要把分散的数据，多数情况下由人工收集起来，经过加工处理，形成输入数据。对电算化会计信息系统而言，通过键盘及时将数据输入，以便系统处理。
（2）数据的存储
要将数据及经过加工整理的有用数据以适当的形式存储起来，做到一次存储，多次使用，且可为多个处理使用，实现数据共享。人工处理时，数据的存储以单据、账册等文档资料形式存储。在计算机信息系统中是以外存储器硬盘、软盘等来存储的。
（3）数据的加工处理和传输
信息系统应能准确、迅速地将有关数据或信息传送给各个处理部门，并对各种数据进行加工处理，包括分类、排序、汇总、查询等数学或运筹学运算等。
（4）数据的输出
信息系统无论是人工的还是计算机的，均能将处理的结果以直观的形成提供给信息使用人员。
3．管理信息系统
信息系统从功能层次来说主要有三种：电子数据处理系统（Electronic Data Processing System，简称EDPS），管理信息系统（Management Information System，简称MIS），决策支持系统（Decision Support System，简称DSS）。
信息系统从计算机数据处理方式上分类也有三种模式：单用户、多用户及网络系统。从管理角度及空间分布等角度又可分为多种类型，限于篇幅，这里不再评述。
EDP是电子数据处理（Electronic Data Processing）的简称。20世纪50年代中期到70年代初期，由于当时计算机硬件、软件功能的限制，计算机主要用于单纯的数据处理，这种数据处理主要解决数据计算、检索问题，没有将管理模型与数据处理有机结合起来。
20世纪70年代中期，随着数据库和网络技术的发展，现代管理信息系统（Management Information System，简称MIS）逐渐成熟，将计算机全面用于一个单位或部门各种业务的综合处理中，把数据处理与经济管理模型的优化计算和仿真结合起来，有机地构成一个系统。因而，管理信息系统是一个以计算机为基础的、对一个组织进行全面管理的系统，它采用管理决策模型以及最优化技术，具有决策、控制和预测功能，辅助管理者进行决策。
20世纪70年代后期，人工智能和数据库技术发展，促进了MIS的进一步发展，为高层决策者提供更多决策的决策支持系统应运而生。决策支持系统（Decision Support System，简称DSS）是一个以计算机为基础的人机交互的系统，它利用各种数据、知识、人工智能和模型技术，辅助高级决策者解决复杂的决策问题。
4．电算化会计信息系统
会计信息系统（Accounting Information System，简称AIS）是一个组织处理会计业务，并为管理者和决策者提供信息的信息系统。它通过收集、加工、存储、传送和利用会计信息，对经济活动进行反映和控制。
电算化会计信息系统是以计算机为处理工具的会计信息系统，简称CAIS，它也通常被简称为会计信息系统。由于会计信息分为财务信息、定向信息和决策信息三类，相应地，电算化会计信息系统也可以划分为电算化会计核算系统、电算化会计管理系统和电算化会计决策支持系统三个子系统。由于目前我国会计核算最为规范、统一，因而，目前我国主要以电算化会计核算系统应用为主。本书主要阐述电算化会计核算系统的原理与实现技术。
二、电算化会计信息系统的结构
1．电算化会计信息系统的物理结构
作为管理信息系统的一个子系统，电算化会计信息系统也是一个人机系统。从系统组成来看，它是由计算机设备、软件、数据、规程和人员组成的一个信息系统。
（1）硬件设备。硬件设备一般包括数据输入设备、处理设备、存储设备和输出设备，另外还有通信设备、机房等。
（2）软件。一个电算化信息系统的运行不仅需要硬件设备，而且需要一套程序以保证系统运转，实现系统目标。一般地，可把这些程序分为系统软件和应用软件。系统软件主要包括操作系统和计算机语言系统。
应用软件通常是系统的使用者组织专门人才根据系统要求研制开发或购买的通用商品化软件，它们一般是按系统中各职能子系统的任务来设计的。例如，会计电算化核算系统，一般按工资核算、材料核算、固定资产核算、成本核算、产成品与销售核算和账务处理等职能研制开发。
（3）正常规程。保证系统运转的文档和规定，如会计电算化系统使用说明书、数据准备说明书、机房管理制度、会计内部控制制度等。
（4）人员。一般仅指直接从事系统研制、开发、维护和使用的人员。这些人员包括系统管理人员、系统维护人员、系统分析设计人员、系统程序员、操作人员、数据准备人员等。
一个企业组织要建立电算化会计信息系统，必须根据企业本身的特点和要求，综合考虑购建计算机的硬件、软件，并培训相应的会计电算化人员。
2．电算化会计信息系统的功能结构
从管理角度来说，会计电算化系统包括会计核算系统、会计管理系统和会计决策支持系统。目前在我国企业中，开发并投入应用的主要是会计核算系统，因此，本书在以后章节中重点阐述会计核算系统的实用技术。
会计核算系统数据多，处理流程复杂，规模较大，而且不同部分在数据处理上各有特点，因此无论是独立的会计信息系统，或是作为管理系统的一个子系统来建立的会计核算系统，都需要再划分成若干功能模块，即若干个子系统。每个企业单位子系统的划分，可根据本身特点、规模大小、管理要求以及原有工作组织基础的不同来决定，不是固定不变的。例如，在一个生产企业里，可将会计核算系统划分为账务处理子系统、会计报表子系统、工资核算子系统、材料核算子系统、固定资产核算子系统、产品销售子系统、成本核算子系统和往来款项核算子系统等，如图1-1所示。有些子系统可能与其他管理信息系统（如物料管理、设备管理、人事管理等）内部有些交叉，可能出现数据的重复输入，这是单独建立会计信息系统难以避免的，应当结合各单位的具体情况，恰当地加以处理。
图1-1 会计核算系统
下面以生产企业会计电算化系统为例，简略介绍一下各功能模块的功能。
（1）账务处理子系统。账务处理子系统用于日常账务处理，从记账凭证的填制开始，完成凭证的复核、记账、结账等业务处理，并对总账、明细账、日记账以及凭证、科目汇总表等账证进行查询，提供各种形式的查询打印功能。
账务处理子系统是整个电算化会计信息系统的核心。各业务核算子系统如工资核算、材料核算等生成的凭证需要转入账务处理子系统进行登账，同时，其总账、明细账等会计信息也是会计报表子系统的数据基础。
（2）会计报表子系统。它是根据账务处理子系统得出的数据，包括账户的结余额和本期发生额，按照统一规定的会计报表格式的要求，定义会计报表结构文件和会计报表数据文件，生成会计报表文件，打印输出会计报表。
（3）工资核算子系统。主要是计算每个职工应发工资，完成工资的汇总、分配、福利费的计提和票面分解工作，编制输出工资结算汇总单据，据以发放工资，工资汇总分配入账和计入产品成本。该子系统计算数据量大，准确性及时性要求高。
（4）固定资产核算子系统。主要是根据手工操作下的固定资产卡片输入，建立以每个登记对象作为一个记录的固定资产文件。平时根据有关部门提供的原始凭证，进行固定资产文件记录的插入、删除或更新，月末编制固定资产增减汇总表，转入账务处理子系统，更新有关记录。每月可按个别折旧率计算每项固定资产的折旧额，并根据使用部门的不同编制折旧费用分配表，转入成本计算子系统，用以计算产品成本。
（5）材料或库存产品核算子系统。这是会计信息系统中数据变动比较频繁的子系统，材料或库存产品核算系统应按材料库存产品详细品种规格设立库存材料或库存产品数据库文件，根据收发料单输入，核算库存的增减变动与结存情况，及时输出有关数据，满足日常管理的需要。同时，要加强储备资金占用情况的控制，能提醒有关部门现时的积压或短缺情况。要定期汇总编制产品收、发、存汇总表，转入账务处理子系统，用以更新有关账簿文件。
（6）成本核算子系统。这是一个数据量大、处理流程比较复杂的子系统，必须结合本单位生产工艺技术特点设计。生产规模较大的单位，可以按车间进行核算，生产规模小的，按班组进行核算。通过成本核算子系统可实现各种费用的归集和分配，及时准确地计算出产品的总成本和单位成本，并自动编制机制转账凭证。
（7）产品销售子系统。该流程也比较复杂，但数据量较少。其内容包括两部分，一部分是产成品的核算，建立按具体品种设记录的产成品文件，根据成品入库单、出库单输入原始数据，更新记录，月末汇总转入账务处理及会计报表子系统。另一部分是产品销售的核算，建立按销售产品品种、批次设记录的产品销售文件，根据发货、结算等原始凭证输入，反映产品发出、货款收回等情况，结算销售成本、销售税金、销售费用和销售利润，相应数据转入账务处理子系统。
另外，随着会计制度的改革，有些企业单位还增设了往来款项核算子系统，对日益复杂的债权、债务有关数据进行处理，以满足管理上的要求。
除了上述与会计数据处理有关的基本功能以外，作为系统还必须设计必要的辅助功能模块，包括查询功能模块、维护功能模块、防错纠错功能模块、授权控制模块、运行时序控制模块、安全控制功能模块、操作记录管理模块等。通过这些辅助功能，保证系统安全可靠地运行。
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