第一节 账簿设计的意义与原则

会计账簿是以会计凭证为依据，在具有专门格式而又相互联的账页上对全部经济业务进行分类和序时记录的簿籍。

企业通过会计凭证的填制与审核，将发生的经济业务如实记录和反映在会计凭证上。但会计凭证数量多、资料分散，每凭证只能记载个别的经济业务，所提供的资料是零星的，无法足经营管理的需要。而企业不断重复发生的同类业务需要归整理，因此，利用设置会计账簿这一专门方法，把会计凭证提供的原始资料，按经济业务发生的时间顺序和会计科目的不同性质加以归类、整理、加工，就可以全面、系统地记录和反映企业的资产、负债、所有者权益的增减变动情况和资金运动的过程及其成果。

一、会计账簿设计的意义

会计账簿的设计，是对会计账簿中账页格式及账簿登记方法的设计，是对账簿及账簿间相互关系的设计，使之成为完整的一个账簿系统。会计账簿的设计具有如下重要意义。

（1）合理的会计账簿体系，能反映经济活动的全貌，提供序时与分类相结合的信息，为企业管理提供完整、系统的资料。

（2）合理的会计账簿体系，有利于充分发挥会计监督职能。通过设置和登记账簿，随时掌握资产、负债、所有者权益的增减变化；通过账实核对的方法，保证企业财产物资的安全与完整。

（3）合理的会计账簿体系，能保证会计报表数据来源的真实、可靠、完整。为会计报表的编制提供全面；总括和系统的资料。

二、会计账簿的种类

会计账簿按不同的标志可进行不同的分类。

（一）按账簿用途分类

按账簿用途不同可分为：日记账、分类账和备查簿。

1.日记账

日记账又称序时账，是按经济业务发生和完成的先后顺序、逐日逐笔登记的账户。目前最常用的是现金日记账与银行存款记账。

2.分类账

分类账是按会计科目开设，对经济业务进行分类核算与监督的账簿。按其概括的程度不同，分为总分类账和明细分类账。

3.备查簿

备查簿也称辅助账，它是对序时账和分类账中不能记载或记载不全的事项进行补充登记的账簿。

（二）按账簿的外表形式分类

账簿按外表形式不同可分为：订本账、活页账和卡片账。

1.订本账

订本账是指在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿。它一般用于现金日记账、银行存款日记账和总分类账。

2.活页账

活页账是指平时把账页装订在账夹内，可随时增加或取出账页，到会计期末再顺序连续编号装订成册的账簿。它适用于一般的明细分类账。

3.卡片账

卡片账是指由专门格式的卡片作为账页置放于卡片箱内，随时可以取放的账页。它适用于固定资产明细账等不经常变动的账项。

三、会计账簿设计的原则

会计账簿将零星分散的信息，通过一定的方法予以归类整理，从而提供系统、完整、有用的财务会计信息，满足管理与编制会计报表的需要。因此，在会计账簿设计时应贯彻下列原则。

1.与会计核算程序相适应

会计核算程序是指企业所采用的会计凭证、会计账簿、会计报表的种类、格式以及记账程序相互结合的步骤与方式。科学地、合理地组织会计核算程序对提高会计核算质量和会计工作效率，充分发挥会计的职能，具有重要意义。

会计核算程序的不同对账簿及格式的要求也不同，如采用多栏式日记账核算形式时，账簿格式的设计，则可以反映对应科目的内容，各种日记账账页的格式也要设计为多栏，以便根据各栏的汇总数登记。

各种账簿间应起到层层控制、相互核对的作用，必须严密组织，并规定一定的记账程序，既要防止账账脱节产生漏洞，又要防止层层设账，造成重复和繁琐。

2.与管理要求相适应

会计账簿可以序时、分类地归集管理所需要的信息资料。会计账簿的设计要体现管理要求，根据不同企业管理需要设计不同的账页，有些企业有外汇收支业务的核算，会计账页的设计中就要增加原币金额、兑换率、本位币金额等内容；有些部门管理上不仅需要金额还需要反映数量和单价，则要设计出数量金额式的账页；有些财产使用年数较长，变动不大，可以设计成跨年度使用的卡片账；有些企业有经营租人固定资产业务，则应设计备查簿予以登录。

为保证财产物资的安全与合理使用，强化财产物资的管理，账簿的设置应与财产物资管理相结合，做到有钱有物有账，以账管钱，以账管物。

3.与表编制相适应的原则

会计账簿记录的数据，或根据其加工计算的数据是编制会计报表的主要依据。因此，会计账簿的设计要保证和满足编制会计报表资料的需要，同时还应考虑到会计部门人员的合理分工情况，有利于会计人员算账、汇账、报账和用账。

第二节 各种会计账簿的设计

企业应根据会计制度的有关规定，结合自身经营的规模与特点，如实反映经济业务活动的全貌，满足经营管理的要求，设计会计账簿系统及各种账簿、账页。

企业应设计总分类账、明细分类账、现金日记账、银行日记账及辅助账。总分类账、日记账应采用订本式账簿，明细分类账，辅助账可采用活页式。下面介绍各种账簿账页格式的设计。

一、总分类账账页的设计

总分类账亦称总账。它按一级会计科目设置，以货币为计量单位，提供总括指标，对所属明细分类账起控制作用。设计总分类账账页应包括的主要内容有：会计科目及编号、日期、记账凭证的字号、摘要、借方金额、贷方金额及余额（包括余额的方向是借还记贷）。它的格式设计见表6-1。

二、明细分类账账页的设计

明细分类账亦称明细账。它根据企业经营管理的实际需要，按会计制度规定的明细科目（也称二级科目）分别设置。明细分类账是总账的从属账户，对总分类账起补充和辅助作用，能详细反映经济业务及财务收支情况。其账页格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式等。

1.三栏式明细账页的设计

三栏式明细账页表格上方应设计一级科目名称及编号、二级科目名称及三级科目名称；账页分号及总号，分号为本科目的账页顺序号，随加随编，总号为期末活页账装订后编的顺序号。

在账页内除总分类账的内容外，还应增加一项“对方科目”（也称对应科目）。其余与总分类账账页相同，它的格式见表6-2。

2.数量金额式明细账页的设计

数量金额式明细账页主要是针对企业中的材料、产成品、商品等财产物资来设计的，加强实物管理，除了反映金额增减变动外，还要反映实物量的增减变动。在账页的设计时除反映金额外，还要反映实物数量。该账页的设计，要尽可能将管理要求结合考虑。在账页表格的上方列示一级科目、二级科目和三级科目（如:原材料——钢材——ø3圆钢），最高库存、最低库存、储存地点；货号、规格、计量单位等，在账页表格的栏次设计上，可将借方、贷方、金额三栏改为收入（或借方）、发出（或贷方），结存三栏；在每一栏内再设计数量、单价和金额。该账页的设计格式见表6-3。

3.多栏式明细账页的设计

企业根据经济业务特点、管理要求和核算方便，有些相关联的项目希望能得到集中反映。为满足上述需求，可设计多栏式明细账，即在一张账页内分设若干专栏，集中反映明细科目和明细项目的金额，这种账页适用于成本费用类科目、收入类科目及利润类科目的明细分类核算。下面依次介绍材料采购明细账、基本生产成本明细账，应交税费——应交增值税明细账，固定资产明细账等账页的设计。

（1）材料采购明细账页的设计。材料采购明细账要适应材料成本差异分类计算的要求来设计账页。一般原料及主要材料是构成产品主要实体的材料，应按明细账类别单独设计。

在材料采购明细账账页设计中，应考虑的特殊内容为，收料单编号、供应单位名称、材料名称及规格、计量单位、发票数量、实收数量，在借方金额栏内要分列采购成本的内容:买价、运杂费、其他，还应列出采购成本差异。

该账页设计时，还要考虑特殊的记账方法，采用横线登记法序时登记，即采购付款时按实际成本登记借方，收料结转时在同一横线上按计划成本登记贷方，并计算采购成本差异。

根据明细账页的一般内容结合该账页的特殊要求，具体该账页的设计格式见表6-4。

 

（2）基本生产成本明细账页的设计。企业根据生产特点和管理要求，确定具体的成本计算方法，基本的成本计算方法有品种法、分批法、平行结转分步法和逐步结转分步法，成本计算的辅助方法有分类法、定额成本法等。各种不同的成本计算方法其明细账页的设计也各有不同，但基本的共同要求是：在基本生产的明细账页的设计中应列示成本项目。该账页的基本设计格式见表6-5。

（3）应交税费——应交增值税明细账页的设计。一般纳税企业应交的增值税，在“应交税费”科目下设置“应交增值税”和“未交税金”两个明细科目核算。“未交增值税”可以采用三栏式账页，“应交增值税”则应采用多栏式账页。

（4）为了详细反映企业应交增值税的计算、解缴、抵扣等情况，在设计应交增值税账页时，明细科目下还应反映“进项税额”、“已交税金”、“销项税额”、“出口退税”、“减免税款”、“出口抵减内销产品应纳税额”、“转出未交增值税”、“进项税额转出”、“转出多交增值税”等九项内容。其格式见表6-6。

由于多栏式账页中一个项目只有一格，只能登记增加的内容，碰到减少内容时，就要用红字登记，下列就此情况作如下说明。

在“进项税额”专栏中，企业购入货物或接受应税劳务而支付的，按规定准予抵扣的增值税进项税额用蓝字登记；退回所购货物应冲销的进项税额，用红字登记。

“已交税金”专栏，企业本月已交纳的增值税额用蓝字登记；退回本月多交的增值税用红字登记。

“销项税额”专栏，企业销售货物或提供应税劳务应收取的销项税额，用蓝字登记；销货退回应冲销的销项税额，用红字登记。

“出口退税”专栏，企业出口适用规定退税率的货物，向海关办理报关手续后，凭出口报关单等有关凭证，向税务机关申报办理出口退税而收到退回的税额用蓝字登记；出口货物办理退税后发生退货或者退关而补交已退的税款，用红字登记。

“转出多交增值税”专栏，企业转出本月多交的增值税额用蓝字登记；收到退回本月多交的增值税额用红字登记。

在账页设计中，也可根据企业具体情况，在不影响会计核算要求和会计报表指标汇总及对外提供统一会计报表的前提下，将“应交增值税”明细科目中的各专栏，升为二级明细科目，相关的各专栏内容：进项税额、销项税额、出口退税等设置为三栏式明细账核算，月末再将有关明细账户的余额转入“应交增值税”账户。

（4）固定资产明细账页的设计。在固定资产明细账的设计中，除了必须具备一般明细账的内容以外，还需要考虑以下特殊内容：

反映与核算固定资产的原价、已提折旧、净值，在已提折旧额中还应当反映年折旧额与累计折旧额。

在账页的上方，应列示固定资产的使用部门、存放地点、固定资产类别、固定资产名称、固定资产的型号与规格、计量单位、编号等。

在账页中应反映该固定资产的技术资料、技术特征、制造厂名、制造日期、进厂验收日期、开始使用日期、交接证号数等。

账页中还应反映固定资产折旧和大修理费用的计提资料，列示预计耐用年限、估计残值（或税法规定残值）、年折旧率、年折旧额、月折旧率、月折旧额、年大修理费用提存率、年大修理费用提存额、月大修理费用提存率、月大修理费用提存额等资料。

账页中除了反映固定资产主体设备和附属设备的原价外，还应反映固定资产原价增减变动的原因、大修理记录、调拨记录、停用记录、清理及报废记录的详细内容。

根据上述设计思路和设计内容，固定资产明细账的设计格式见表6-7和表6-8。

第三节 账簿启用及登记制度的设计

根据我国2000年7月1日起施行的修订后的《会计法》第十五条规定：“会计账簿登记，必须以经过审核的会计凭证为依据，并符合有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定。”《会计法》第十六条规定：“各单位发生的各项经济业务事项应当在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，不得违反本法和国家统一的会计制度的规定私设会计账簿登记、核算。”在财政部颁发的《会计基础工作规范》中从第五十六条到第六十四条中，对登记会计账簿作出了规范。根据上述有关规定的具体内容，应对账簿启用及登记制度进行设计。

一、账簿启用制度的设计

会计账簿是企业重要的经济档案，为保证账簿记录的合法性、合理性，保证账簿资料的完整性，防止舞弊行为，明确记账责任，启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在会计账簿的扉页上应当附账簿启用表。设计账簿启用表或账簿启用及经管人员一览表，应包括下列各项内容：单位名称、账簿名称、账簿页数、启用日期、会计主管人员和记账人员姓名，并加盖名章和单位公章，经管或接管日期、移交日期、印鉴等。记账人员变动更换时，应在主管会计监督下办理交接手续，并在账簿启用表内注明交接日期，移交人和接管人双方都应签名或盖章，以明确经济责任。

该表的尺寸应与账页大小一致，其具体格式见表6-9。

账簿的第一页，应设置账户目录，内容包括账户名称，各账户页次。其基本格式设计见表6-10。

使用订本式账簿，应按顺序编定页数使用，不得跳页、缺号，使用活页式账页，平时应按账户顺序编号，并装订成册，年度结束时，再按实际使用账页顺序编定页数并建立账户目录。

银行日记账中，开户银行应填写企业开户银行的全称，银行账号应填写银行账号的全部数字。在预留银行印鉴处，加盖的印章应与企业预留在银行的印鉴卡的印章一致。在更换印鉴时，须在备注栏内，加盖新印章，并注明使用日期。

企业营业账簿应粘贴印花税。记载资金账簿的印花税计税依据为“实收资本”和“资本公积”两项的合计金额乘以印花税税率（目前为0.5‰）企业以后年度使用新账簿时，其“实收资本”和“资本公积”两项合计金额大于原已贴花资金的，则对增加的部分补贴印花税。

企业除记载资金的总分类账簿以外的账簿一律按件贴花（目前标准，每本5元）。

印花税票一律粘贴在账簿扉页启用表右上角，并在印花税票中间划两条出头的横线，以示注销。

二、账簿登记制度的设计

账簿登记制度设计中，要包括以下各项内容。

1.登记依据

依据审核无误的会计凭证登记账簿，是最基本的记账规则，是保证会计账簿记录质量的重要环节，账簿资料是会计信息生成的主要载体之一，经过审核，保证了会计记录是经济业务发生的真实反映，防止了虚假错误和弊端。

2.登记规则

会计账簿登记制度必须按记账规则进行，下列各项内容在设计中应予以明确。

（1）会计账簿应按连续编号的页码顺序登记，如发生隔页跳行时，不得随意涂改，应在空行、空页的金额栏内，由左下角向右上角划红线注销，并在摘要栏内写明“此页空白”或“此行空白”，由记账人员和会计机构负责人“压线盖章”以明确责任。

（2）登记账簿时，应按记账凭证的日期、编号、对应科目、经济业务内容摘要、金额等逐项记入相应账户内，做到登记准确及时，书写清楚。

（3）为了保证账簿记录的长期清晰，防止涂改，记账时不得使用铅笔及圆珠笔（银行的复写账簿除外）。记账时，应使用钢笔，用蓝黑墨水或碳素墨水书写。

（4）记账的文字应当使用中文，在民族自治地区，可同时使用当地通用的一种民族文字，在我国境内的涉外企业可同时使用一种外文。

（5）登账中的文字与数字，应紧靠行格的底线书写，大小占全行的1/3〜1/2，留有一定空间便于更正错误。

（6）登账完毕后，在记账凭证相关项目上书写“√”符号，表示已登记入账，并在记账凭证上签名并盖章。

（7）现金日记账根据记账凭证顺序逐笔登记。银行日记账根据支票存根或其他银行结算票据逐笔登记，“种类”项按银行结算种类填写；“号数”项填写结算凭证的最后四位数字。

（8）结出账户余额后，应在“借或贷”项内，写明“借”或“贷”字样，余额为零的账户，在该项内写“平”，并在金额栏内“元”位上写“0”表示。

（9）账页中下端最后横线以下，一律空置不填。每一账页登记完毕时，在下一页的第一行，日期按上页最后一笔记录的日期填写，摘要栏内写明“承前页”字样，金额栏内，日记账承本日发生额连续累计数及余额，损益账户承本月发生额连续累计数及余额。

（10）记账中，下列情况下可使用红墨水：①按红字冲账法更正记账错误。②划更正线、结账线、注销线。③在多栏式账页中，用红字登记表示减少数。④调整发出材料成本差异节约额时，用红字登记。⑤采购材料商品时，货物已到达企业，但结算凭证未到达时，月末按暂估价入账，次月初用红字冲回。⑥发生销货退回时，用红字冲减此笔销售收入与销售成本。

三、登账错误的更正

按会计制度及会计工作规范的有关规定，设计登账错误的更正。其设计内容应包括以下一些登账错误更正的三种基本方法。

1.划线更正法

在记账或结账过程中，发现账簿记录中文字或数字有错误，而记账凭证正确，这种单纯文字或数字上的笔误，应采用划线更正法。更正时在错误的文字或数字上划一红线注销，使原有的字迹仍可辨认，然后在红线上方空白处用蓝字填写正确的文字或数字，并在更正处加盖记账人员名章。对错误的数字必须全部划销，不能划线改正个别数字。如将记账凭证上的215 000，登账误写为125 000，应将125 000全部划去，在红线上方空白处用蓝字写215 000，不允许只划去12，改写为21。记账凭证中文字或数字的错误，在尚未登账前，也可用这种方法更正。

2.红字更正法

红字更正法亦称红笔订正法。它适用于记账凭证上应借、应贷科目或金额发生错误，并已登记入账的情况。更正时，先用红字金额填制一张内容与错误记录完全相同的记账凭证，并在摘要中写明“更正X月X日第X号凭证错误”，并据以用红字金额登记入账，以示冲销原有错误记录，然后再用蓝字重新填写一张正确的记账凭证，登记入账。这种更正错账的方法，不论是结账前，还是结账后，无论是金额错误，还是分录错误，都能适用。

另外，在记账后发现记账凭证中应借、应贷的账户方向正确，但所填数字大于应填数，可将多填的金额部分，填写一张红字金额凭证，在金额栏中填列多计的数字，在摘要栏内注明“冲销X月X日第X号凭证多计数”，并据以用红字金额入账，以冲销原来多计的金额。

如：用银行存款偿付A公司购货款2 000元，在编制记账凭证时，将金额误记为20 000元，其分录为：

借：应付账款——A公司　　　　　　　　　　　　20 000.00

　贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　20 000.00

为了更正上述分录多记的18 000元，应用红字金额填制一张记账凭证，其分录为：

将上述红字记账凭证登记入账后，原账簿记录中的错误得到更正。

3.补充登记法

登记账簿后，发现记账凭证中，应借、应贷会计科目正确，但金额小于正确金额时，采用补充登记法。这种错误更正时，可将少记的金额用蓝字填写一张记账凭证，并在摘要栏内注明“补记X月X曰第X号凭证少记数”并据以登记入账。

如：某车间领用材料100 000元，记账凭证中误记为10 000元，少记90 000元，并据以登记入账。其错误分录为：

借：制造费用　　　　　　　　　　　　　　　　　10 000.00

　贷：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　　10 000.00

为更正上述错误记录，可将少记的90 000元用蓝字填制一张记账凭证。其分录为：

借：制造费用　　　　　　　　　　　　　　　　　90 000.00

　贷：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　　90 000.00

上述错误也可先用红字冲转原分录后，再按正确金额用蓝字重做一笔新分录。