内容提要：

行政单位资产是行政单位占有或者使用的能以货币计量的经济资源，包括流动资产、有价证券和固定资产等。

流动资产是指可以在一年内变现或者耗用的资产，包括现金、银行存款、暂付款、库存材料等。其中现金是指行政单位的库存现金，即行政单位在预算执行过程中为保证日常开支需要而存放在财务部门的货币资金；银行存款是行政单位存放在开户银行或其他金融机构的货币资金；暂付款是行政单位在公务活动中与其他单位、所属单位或本单位职工发生的临时性待结算款项；行政单位的库存材料是指大宗购入进入仓库，并陆续耗用的行政用材料。

有价证券是国家和企业依照法定程序发行的，约定在一定时期内还本付息的信用凭证。行政单位的有价证券是指行政单位用结余资金购买的国债。

固定资产是指单位价值在规定标准以上、使用年限在一年以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。一般设备单价在500元以上，专用设备在800元以上（含500元和800元）列为固定资产。固定资产一般可分为房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其他固定资产六类。

第一节 流动资产

流动资产是指可以在一年内变现或者耗用的资产，包括现金、银行存款、暂付款、库存材料等。

一、现金的核算

（一）现金管理原则

1.坚持“钱账分管，互相牵制”的原则

各行政单位出纳和会计要分别管理，要设专职或兼职的出纳员管理现金出纳工作。会计和出纳人员要明确分工，各负其责，互相牵制。

2.按国家规定的范围使用现金按国家有关规定，下列范围内可使用现金：

（1）支付给职工个人的工资、奖金、津贴。

（2）支付给个人的劳动报酬。

（3）根据国家规定颁发给个人的科学、技术、文化、教育、卫生、体育等各种奖金。

（4）各种劳保、福利费用以及国家规定对个人的其他支出。

（5）向个人收购农副产品和其他物质的价款。

（6）支付出差人员必须随身携带的差旅费。

（7）结算起点以下的零星支出。

（8）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

3.严格遵守银行核定的库存现金的限额

行政单位为了办理日常零星开支，需要经常保持一定数量的库存备用金，但为了防止现金积压，控制货币发行，国家银行规定要进行限额管理，各单位的库存现金，必须经过开户银行核定，除核定的库存限额以外，其余必须存入开户银行，不得自行保留。库存现金限额由单位提出计划，报开户银行审査批准，需要调整库存现金限额时，应再向开户银行申请报批。

4.不准坐支现金

以本单位收入的现金直接支付自己的支出，叫做坐支。按照银行制度规定，行政单位每天收入的现金，必须当天送存银行，不能直接支用，不许任意坐支，因特殊原因需要坐支现金的，应事先报经开户银行审査批准，由开户银行核定坐支范围和限额，坐支单位应定期向银行报送坐支金额和使用情况。

5.现金收支业务必须根据合法凭证办理

单位办理任何现金收支，都必须以合法的原始凭证为依据。出纳员付出现金后，应当在原始单据上加盖“现金付讫”戳记，并在当天入账，不准以借据抵现金不入账。收到现金后，属于各项收入的现金，都应当开给对方收款收据。现金不准借给私人，不准以白条抵库，不准套取现金，对收付现金的各种原始单据，应统一保管。在现金收付业务中，严密手续，防止漏洞。

6.如实反映现金库存，保证账款相符

现金收支应及时入账，出纳员应于每日业务终了后结清当天账目，并将账面库存现金和实际库存现金核对，不得以借据或白条抵顶现金库存。若发现长款或短款，应及时査明原因，作出处理，保证账款相符。

（二）现金的账务处理

为了反映行政单位库存现金的收入、支出和结存情况，应设置“现金”账户，该账户属于资产类账户，用来核算行政单位的库存现金，其借方反映库存现金的增加，贷方反映现金的减少，本账户期末借方余额，反映行政单位库存现金数额。

有外币现金的行政单位，应分别人民币、各种外币设置“现金日记账”进行明细核算。

行政单位收到现金时，借记“现金”账户，贷记“银行存款”等有关账户；支付现金时，借记有关账户，贷记“现金”账户。

【例9-1】某行政单位10月份发生如下现金收支业务：

（1）10月1日，开出现金支票从银行提取现金600元作为备用金。

借：现金　　　600

　贷：银行存款　　　600

（2）10月8日，本机关工作人员王欣因公出差预支现金200元。

借：暂付款　　200

　贷：银行存款　　　200

（3）10月12日，用现金120元购买办公用品。

借：经费支出　120

　贷：现金　　　　　120

（4）10月15日，王欣报销差旅费150元，退回现金50元。

借：经费支出　150

　　现金　　　　50

　贷：暂付款　　　　200

（5）10月25日，将本日超库存现金80元送交银行。

借：银行存款　　80

　贷：现金　　　　　　80

行政单位设置“现金日记账”，由出纳人员根据收付款凭证，按照业务的发生顺序逐笔登记。每日终了，应计算当日的现金收入合计数、现金支出合计数和结余数，并将结余数与实际库存数核对，做到账款相符。

在现金收付过程中，如发生长款或短款情况，应及时査明原因。在未査明原因之前，对长余现金，可先作“暂存款”处理，增加库存现金，若无法查明原因，作为预算收入缴库。对现金短款，可先作“暂付款”，减少库存现金，待查明原因后再按制度规定处理。

【例9-2】某行政单位盘点库存现金发生如下会计事项：

（1）盘点库存现金，发现库存数比账面数短少18元，因暂时无法查明原因，先作暂付款处理。

借：暂付款　　18

　贷：现金　　　　18

（2）经査明分析，短少的现金是由于工作失误所致，经单位领导批准，同意作经费支出报销。

借：经费支出——其他费用　18

　贷：暂付款　　　　　　　　　18

（3）盘点库存现金，发现库存的账面数多30元，暂时无法查明原因，先作暂存款处理。

借：现金　　　　30

　贷：暂存款　　　　30

（4）经查明，多余的现金不属本单位所有，也没找到失主，经领导批准作无主款处理，转作应缴预算款。

借：暂存款　　　30

　贷：应缴预算款　　30

二、银行存款的核算

（一）银行存款核算使用的会计账户

行政单位设置“银行存款”账户，核算行政单位存入银行及其他金融机构的各种款项。该账户属于资产类账户，其借方登记收入的存款数额，贷方登记付出的存款数额，期末借方余额表示行政单位银行存款的结余数额。

（二）银行存款核算的账务处理

行政单位将款项存入银行或其他金融机构时，借记“银行存款”账户，贷记“现金”等有关账户；提取和支出存款时，借记“现金”等有关账户，贷记“银行存款”账户。

【例9-3】某行政单位201×年1月份发生如下会计事项：

（1）1月3日，收到上级拨入经费1500000元，存入银行。

借：银行存款　　1500000

　贷：拨入经费　　　　　1500000

（2）1月5日，用银行存款50000元拨给其下属单位。

借：拨出经费　　　50000

　贷：银行存款　　　　　　50000

（3）1月12日，收到财政部门拨入专项经费200000元，并存入银行。

借：银行存款　　　　　　　　　200000

　贷：拨入经费——拨入专项经费　　　　200000

（4）1月13日，从银行转拨下属单位专项资金60000元。

借：拨出经费——拨出专项经费　60000

　贷：银行存款　　　　　　　　　　　60000

（5）1月14日，收到应缴预算款80000元，存入银行。

借：银行存款　　　80000

　贷：应缴预算款　　　　80000

（6）1月15日，收到海外友人赞助资金500000元人民币，存入银行。

借：银行存款　500000

　贷：其他收入　　　　500000

（7）1月18日，以普通支票转账方式购置文件柜、纸、笔、书桌等办公用品，共计3000元。

借：经费支出　　3000

　贷：银行存款　　　　3000

（8）1月25日，修缮房屋，按合同规定以转账支票方式支付预付款60000元。

借：暂付款　　　60000

　贷：银行存款　　　　60000

行政单位应按开户银行、存款种类，分别设置“银行存款日记账”，由出纳人员根据收付款凭证，按照业务的发生顺序逐笔登记，每日终了应结出余额。“银行存款日记账”应定期与银行对账，至少每月核对一次。每月终了，行政单位账面结余与银行对账单余额之间如有差额，应逐笔查明原因，分别情况进行处理。属于未达账项，应按月编制“银行存款余额调节表”，调节相符。

（三）外币存款的核算外币泛指外国货币。根据我国外汇管理的有关规定，外币在国内不能流通和使用，持有外币的行政单位，必须按规定向当地中国银行申请开立“银行存款——××外币户”，并严格按照国家外汇管理的有关规定使用。

有外币存款的行政单位，应在“银行存款”账户下分别人民币和各种外币设置“银行存款日记账”，进行明细核算。

行政单位发生的外币银行存款业务，应将外币金额折合为人民币记账，并登记外国货币金额和折合率。外国货币折合为人民币记账时，应按业务发生时的中国人民银行公布的人民币外汇汇率折算。年度终了（外币存款业务量大的行政单位可按季或按月结算），行政单位应将外币账户余额按照期末中国人民银行人民币市场汇价折合为人民币，作为外币账户的期末人民币余额。调整后的各外币账户人民币余额与原账面余额的差额，作为汇兑损益列入经费支出。

其会计核算为：

（1）当发生汇兑损失时：

借：经费支出

　贷：银行存款

（2）当发生汇兑收益时：

借：银行存款

　贷：经费支出

三、暂付款的核算

（一）暂付款的内容及其管理

暂付款，是行政单位在公务活动中与其他单位、所属单位或本单位职工发生的临时性待结算款项。一般包括预付的设备款、职工预借的差旅费、报销单位领用的备用金等。对于暂付款的管理应注意以下几点：

（1）各种暂付款项，要按核定的预算或计划，根据交款单位或收款人的借款收据，经本单位负责人签字批准，会计主管人员审核后办理。对于不符合规定，超过预算或计划的借款，会计部门应当拒付或少付。

（2）借款人在办事结束后，应在规定的日期结算报销，如有余款应同时交回，以后需要时另行办理手续。尚未办理结算清账的，原则上不得再借。年终，借款原则上应全部结清，不得跨年度挂账。

（3）暂付给所属报账单位的备用金，要根据实际需要，核定一个定额加以控制，平时报销后再予补充，年终时，原则上全部结清收回备用金，下年初另行办理。

（二）暂付款的账务处理

“暂付款”账户用来核算行政单位临时发生的暂付或待核销的结算款项，该账户属于资产类账户，其借方登记暂付款的增加数，贷方登记结算收回或核销转列支出数，借方余额反映尚待结算的暂付款累计数。本账户应按债务单位或个人名称设置明细账，进行明细分类核算。

行政单位发生暂付款时，借记“暂付款”账户，贷记“现金”、“银行存款”等有关账户；结算收回或核销转列支出时，借记“经费支出”、“专款支出”等有关账户，贷记“暂付款”账户。

职工调动工作的调遣费，按规定办法计算应支的数额，在调出单位直接列作经费支出，不作暂付款处理；在调入单位凭据报销，多余退回，作经费支出收回处理，不足补发，列作经费支出。

【例9-4】某行政单位发生下列暂付款的经济业务：

（1）李华出差借款2000元，实际开支1780元，回来后报销，退回多余现金220元。

借：经费支出　　　　1780

　　现金　　　　　　　220

　贷：暂付款——李华　　　2000

（2）张立出差预借差旅费750元，以现金支付。

借：暂付款——张立　　750

　贷：现金　　　　　　　　　750

（3）为购买办公设备，用银行存款预付12000元。

借：暂付款——设备款　12000

　贷：银行存款　　　　　　　　12000

（4）下属报账单位领用备用金1000元，以银行存款支付。

借：暂付款——备用金　　1000

　贷：银行存款　　　　　　　　1000

（5）购买的办公设备，实际支出12500元，用现金补足余额。

借：经费支出　　　　12500

　贷：现金　　　　　　　　　　500

　　　暂付款——设备款　　　　12000

同时：

借：固定资产　　　12500

　贷：固定基金　　　　　12500

（6）某职工调动工作，领用调遣费1500元，在调入单位凭据报销，实际花销1400元。

借：经费支出　　　1500

　贷：现金　　　　　　　1500

在调入单位账上：

借：现金　　　　　100

　贷：经费支出　　　　100

四、库存材料的核算

（一）库存材料及其核算的内容

行政单位的库存材料是指大宗购入进入仓库，并陆续耗用的行政用材料。如备用的修理用材料、取暖材料和大宗办公用品等。购入数量不大或随买随用的办公用品，可按购入数直接列支，不作库存材料核算。

1.材料采购

行政单位所需的材料一般由采购或调拨方式取得。对于购入调拨材料，要严格实行计划管理，先由用料部门根据工作需要，提出用料计划，材料管理部门根据用料计划和材料库存情况，汇编材料采购计划，经会计主管人员审核，由单位领导人或其授权人批准后，按计划执行。

2.材料收发

各行政单位材料管理部门，必须严格执行材料验收、入出库和保管制度，坚持进料、发料有凭证、有记录，并定期与会计部门核对有关科目。材料购入或调拨时，应对凭证所列的品种、规格、数量等认真地进行验收。对于验收合格的材料，则应由保管员在原始凭证上加盖“验收”戳记，并填列入库单一式两份：一份由保管部门留存，作为登记材料明细账的依据；另一份由经办人连同原始凭证送财务部门办理有关手续。对于发给使用单位的办公用品的材料等，要按使用单位设立领用登记簿进行登记和管理，不得超过规定的储备定额。

3.材料保管

各行政单位材料保管要做到科学管理，存放有序，便于收发，并尽可能集中。使用材料单位一般不设库存，采取随用、定期购买、定期发放、限额登记办法，以减少损失浪费。

4.材料计价

购进材料一般按实际价格计算。购入、调入材料，分别按购价和调拨价格记账；发出、报损和清点中多出或短少的材料，按库存平均价格记账；购入材料的运杂费，均不计入材料价格，可直接列为经费支出。

5.材料盘点

行政单位的材料，每年至少应盘点一次。对于发生的盘盈、盘亏等情况，应当查明原因，报经单位领导批准后，作为增加或减少当期支出处理。

（二）库存材料的账务处理

行政单位应设置“库存材料”账户，用来核算行政单位购入的各种材料、物资，以及达不到固定资产标准的工具、器具等。本账户属于资产类账户，其借方登记入库材料的实际成本，贷方登记发出材料的实际成本，期末借方余额表示库存材料的实际成本。该账户按材料的类别、品种等有关项目设置明细账进行明细分类核算，并根据材料入库、出库单逐笔登记。

1.购入材料的核算

行政单位通常取得材料时，按实际成本记账。购入和有偿调入的材料，分别以购价、调拨价作为材料入账价格。材料采购运输过程中发生的差旅费、运杂费等不计入材料价格，直接列入有关支出科目核算。购入材料并已验收入库时，借记“库存材料”账户，贷记“银行存款”等有关账户；对于数量不大，随买随用的办公用一般材料，可在购进时直接列作支出，不在“库存材料”账户核算。

购进材料的结算方式不同，会计核算方法也不尽相同，下面按不同的结算方式分别说明材料购进的核算。

（1）现购材料。现购材料是指行政单位收到材料并验收入库时，即结清了货款及其他各项费用。

【例9-5】某行政单位购入材料400千克，每千克15元，共计6000元，税款1020元，款项已用支票付讫，又用现金支付装卸费200元。材料已验收入库。

借：库存材料　7020

　贷：银行存款　　　7020

借：经费支出　200

　贷：现金　　　　　200

（2）预付货款购进材料。预付货款购进材料是指根据购销合同，预付一定数额定金，待以后收到材料时再结算全部货款。

【例9-6】某行政单位以银行存款预付大华公司6000元购进甲材料。待材料验收入库时，支付其余的5700元。

预付款时：

借：暂付款　　　6000

　贷：银行存款　　　　6000

材料入库时：

借：库存材料——甲材料　11700

　贷：暂付款　　　　　　　　　　　6000

　　　银行存款　　　　　　　　　　5700

（3）赊购材料。赊购材料是指材料已验收入库，但尚未支付材料款。

【例9-7】某行政单位购进乙材料，价款（含税）35100元，款未付，另以现金支付运杂费1000元。

购入乙材料时：

借：库存材料　35100

　贷：暂存款　　　　　35100

用现金支付运杂费1000元时：

借：经费支出　1000

　贷：现金　　　　　　1000

支付乙材料价款35100元时：

借：暂存款　　　35100

　贷：银行存款　　　　35100

2.发出材料的核算

单位在执行预算过程中需要使用的材料，由用料部门在用料计划内填制领料单，经领料单位负责人审核签章后，方可作为发料的凭证。材料管理人员对领料单进行审核后，核定实发数量，并将实发数量填入领料单的实发栏，同时由领发料双方在领料单上签章。在领料单上加盖“发讫”戳记，作为登记材料明细账的依据。

由于一种材料每次进料的来源、单价可能不完全一样，行政单位大多采用全月一次加权平均法计算发出材料的单价。

加权平均法是以加权平均计算的单位成本为依据，计算期末结存材料和发出材料实际成本的方法。其计算公式如下：

斯末结存材料实际成本＝期末结存材料数量×材料平均单价

发出材料实际成本＝发出材料数量×材料平均单价

【例9-8】某行政单位甲材料的明细账如图表9-1所示。

图表9-1

材料平均单价＝（2000＋6000）/（100＋400）＝16.2（元/千克）

期末结存材料实际成本＝100×16.2＝1620（元）

本期发出材料实际成本＝400×16.2＝6480（元）

领用时，根据上述资料，编制会计分录为：

借：经费支出　6480

　贷：库存材料　　　6480

3.材料清查的核算

各单位的库存材料应定期进行清查盘点，每年至少应当清点一次。清査中盘盈和盘亏的材料，应当査明原因。盘盈的材料，经领导批准后作经费支出收回处理。盘亏的材料，如属于自然损耗，经批准后作经费支出处理，属于人为尚损失，分别情况报请单位领导或上级审查处理。

【例9-9】某行政单位年终盘点库存材料，结果发现盘盈、盘亏情况如下：盘盈甲材料20千克，单价15元；盘亏乙材料10千克，单价5元。已报经单位领导批准，作为增加或减少当期支出处理。盘盈甲材料时：

借：库存材料——甲材料　300

　贷：经费支出　　　　　　　　300

盘亏乙材料时：

借：经费支出　　　　　　50

　贷：库存材料——乙材料　　50

4.材料变价处理

为了压缩材料库存，节约材料资金占用，行政单位对于多余不用的材料应及时调拨或变价处理。材料变价处理，增加存款。变价发生损益，相当增减当期相关支出。

【例9-10】某行政单位出售积压的甲材料150千克，收到价款1400元，存入银行。该材料的实际成本为1500元。此项业务的会计处理为：

借：银行存款　　　　　　1400

　　经费支出——其他费用　100

　贷：库存材料——甲材料　　　　1500

第二节 有价证券

一、行政单位购买有价证券的规定

有价证券是国家和企业依照法定程序发行的，约定在一定时期内还本付息的信用凭证。

行政单位购买有价证券，必须按国家有关规定办理：

（1）行政单位按有关规定，只能购买中央财政发行的国家公债，不能购买其他有价证券。

（2）行政单位购买有价证券的资金来源，只能是有权自行支配的结余资金，不能因购买有价证券而影响履行行政职责的财力保证。

（3）行政单位购买有价证券，不能列作支出预算。

（4）有价证券的利息收入和转让证券取得的收入与账面成本的差额，记入当期收入，反映在“其他收入”账户中。不能作为福利费处理或设立“小金库”。

（5）行政单位购入的有价证券，应视同货币资金一样保管，做到账券相符。

二、有价证券的账务处理

行政单位设置“有价证券”账户，核算行政单位购入的有价证券。该账户属于资产类账户，借方登记购入的各种有价证券的实际成本，贷方登记出售有价证券时或到期收回债券的成本，期末借方余额，反映尚未兑付的有价证券本金数。

行政单位购入有价证券时，按照实际支付的款项，借记“有价证券”账户，贷记“银行存款”账户；兑付本息时，借记“银行存款”账户，贷记“有价证券”账户（本金）和“其他收入”账户（利息）。

【例9-11】某行政单位发生如下有关有价证券的会计事项：

（1）4月1日，用经费结余资金购入10000元国库券，以转账方式支付。

借：有价证券　　10000

　贷：银行存款　　　　10000

（2）5月31日，原购入的10000元国库券到期，利息为4200元。

借：银行存款　　14200

　贷：有价证券　　　　10000

　　　其他收入　　　　　4200

第三节 固定资产

一、固定资产的含义

固定资产是指单位价值在规定标准以上、使用年限在一年以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。

按《行政单位财务规则》规定，一般设备单价在500元以上，专用设备在800元以上（含500元和800元）列为固定资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，也作为固定资产进行核算与管理。

二、固定资产的分类

行政单位的固定资产按其自然属性、用途和管理要求，一般可分为以下六类：

（1）房屋和建筑物，包括单位自有的办公用房、生活用房、业务用房和建筑物。

（2）专用设备，包括各种仪器和机械、电子设备等。

（3）交通运输工具，包括各种汽车、装卸工具、搬运工具等。

（4）一般设备，包括被服、办公与事务用家具设备、一般工具和文体设备等。

（5）文物和陈列品，包括图书等。

（6）其他固定资产，指不属于以上各类的固定资产。

以上分类，各主管部门可以根据本系统的具体情况作适当变更，并具体规定固定资产目录。各基层会计单位，应根据主管部门规定的固定资产目录，组织固定资产的核算。

三、固定资产的计价

固定资产计价，就是以货币表现固定资产的价值。为了如实地反映固定资产价值的增减变动，保证核算的统一性，各个单位应按照国家规定的统一计价原则，正确地对固定资产进行计价。

（一）固定资产的计价标准

固定资产的计价标准一般有以下三种：

1.原始价值

原始价值也称原始购置成本或历史成本，是指单位购建某项固定资产达到可使用状态前所发生的一切合理、必要的支出。

2.重置完全价值

重置完全价值也称现时重置成本，是指在当时的生产技术条件下，重新购建同样的固定资产所需要的全部支出。

3.净值

净值也称折余价值，是指固定资产原始价值或重置完全价值扣除已提折旧后的净额，由于行政单位的固定资产不计提折旧，因此行政单位固定资产的计价不适用于这一标准。

（二）固定资产的入账价值

行政单位的固定资产应按照下列规定，确定其价值，登记入账：

（1）购入、调入的固定资产，应按买价、调拨价以及运杂费、保险费、安装费、车辆购置附加费入账。

（2）自行建造的固定资产，应按建造过程中实际发生的全部支出入账。

（3）在原有固定资产基础上进行改扩建的，应按改扩建发生的支出，减去改扩建过程中发生的变价收入后的净增加值，记入固定资产账户。

（4）接受捐赠的固定资产应按照同类固定资产的市场价格或者有关凭据记账。接受固定资产时发生的各项费用，应当记入固定资产价值。

（5）无偿调入和旧存的固定资产，不能查明原价的，估价入账。

（6）盘盈的固定资产，按重置完全价值入账。

（7）已投入使用但尚未办理移交手续的固定资产，可先按估计价值入账，待确定实际价值后再调整。

（三）固定资产入账的注意事项

购置固定资产过程中发生的差旅费，不计入固定资产价值。已经入账的固定资产，除发生下列情况外，不得任意变动：

（1）根据国家规定对固定资产价值重新估价。

（2）增加补充设备和改良装置的。

（3）将固定资产一部分拆除。

（4）根据实际价值调整原来暂估价值的。

（5）发现原来记录固定资产价值有错误的。

四、固定资产的账务处理

（一）固定资产核算使用的会计账户

固定资产的核算，既要适应加强管理的需要，又要简化事务工作。会计部门和财产管理部门只设一套账。会计部门设置“固定资产”和“固定基金”两个总账户，并根据固定资产的分类设置二级账户。在账上只记金额，不记数量，仅控制固定资产的总值。财产管理部门设置固定资产明细账，按类别分品种进行数量和金额的明细核算，并按照使用单位或个人设立固定资产的领用登记簿（卡），在簿（卡）上只记实物数量，不记金额。并定期进行核对，做到账账、账卡、账实三相符。

“固定资产”账户，用来核算行政单位固定资产的增减变动情况，该账户属于资产类账户，其借方登记固定资产的增加数，贷方登记固定资产的减少数，借方余额反映单位现有实存的固定资产原值的总额。

“固定基金”账户，用来核算行政单位各种来源所形成的固定资产基金，该账户属于净资产类账户，固定资产增加时记贷方，减少时记借方，贷方余额反映行政单位拥有固定资产基金总值。

“固定基金”和“固定资产”是两个对应的账户，其记账方向相反，在不进行成本核算、不计提固定资产折旧的行政单位，两者的期末余额相等。“固定基金”只设总账账户，不设明细账户；“固定资产”除设总账账户外，还应按分类目录设置明细账户，行政单位的固定资产，不论其来源如何，都通过这两个账户进行核算。

（二）固定资产增加的账务处理

行政单位固定资产的增加，主要有基建完工、购置、自制、有偿或无偿调入等原因增加的固定资产。

1.购建或有偿调入固定资产

用单位的正常经费或其他资金购建、有偿调入固定资产时，借记有关支出账户，贷记“银行存款”等账户；同时，借记“固定资产”账户，贷记“固定基金”账户。

【例9-12】某行政单位发生如下固定资产购建业务：

（1）建成办公楼1幢，造价1000000元，经过验收合格，交付使用。

借：经费支出　　　1000000

　贷：银行存款　　　　　　1000000

同时：

借：固定资产——房屋和建筑物　　1000000

　贷：固定基金　　　　　　　　　　　　　1000000

（2）购买1台计算机，价款11000元，价款用支票付讫，货已验收。

借：经费支出　　11000

　贷：银行存款　　　　11000

同时：

借：固定资产——一般设备　11000

　贷：固定基金　　　　　　　　　11000

（3）自制文具柜5个，共耗用料工费3000元，现已全部制成，经验收合格，交付使用。支付料工费时：

借：暂付款　　　　　　3000

　贷：现金（或银行存款）　　3000

制成交付使用时：

借：经费支出　　3000

　贷：暂付款　　　　　3000

同时：

借：固定资产——一般设备　3000

　贷：固定基金　　　　　　　　　3000

2.有偿调入固定资产

行政单位接收有偿调入的固定资产，按固定资产的账面价值，借记“经费支出”账户，贷记“银行存款”账户，同时，借记“固定资产”账户，贷记“固定基金”账户。

【例9-13】某行政单位经主管部门批准，在系统内有偿调入计算机1台，价值9000元。

借：经费支出　9000

　贷：银行存款　　　9000

借：固定资产——一般设备　9000

　贷：固定基金　　　　　　　　　9000

3.接受捐赠的固定资产

接受捐赠的固定资产，按评估确认的价值，借记“固定资产”账户，贷记“固定基金”账户。对接受捐赠固定资产过程中发生的各项费用及有关关税、运杂费等，一方面应记入有关支出账户，同时，也应补充记入“固定资产”和“固定基金”账户。

【例9-14】某机关接到国外友好单位赠送的轿车1辆，价值1000000元，同时该机关支付关税和国内运杂费50000元，已转账支付。

借：固定资产　1050000

　贷：固定基金　　　　1050000

借：经费支出　　50000

　贷：银行存款　　　　50000

（三）固定资产减少的账务处理

行政单位固定资产的减少，主要有调出、变价出售和报废等情况。

1.固定资产的调出和变价出售

行政单位的固定资产，由于采购计划不周或计划的变更，以及其他各种原因，致使一部分固定资产闲置不用。应主动及时地按制度规定报经主管部门或财政部门批准，进行调拨或出售。

行政单位固定资产的调拨，一般实行有偿调拨。凡经批准对外调拨的固定资产，都应由单位的财产管理部门统一办理调拨手续。财产管理部门在调拨固定资产时，都应填制固定资产调拨单，连同固定资产卡片，一并报送财务部门销账。

行政单位的固定资产，除闲置不用进行调拨外，有的固定资产由于各种原因，已不适合使用，需要变价出售，变价出售的固定资产，一般应按质论价，并把其价款作为单位的其他收入。

有偿调出、变卖的固定资产，按其账面价值销账，借记“固定基金”账户，贷记“固定资产”账户；同时按实际收到的变价款项借记“银行存款”账户，贷记“其他收入”账户。

【例9-15】某行政单位发生如下有偿调出、变卖固定资产的业务：

（1）将1台价值8000元的计算机，有偿调给兄弟单位，价款6000元，兄弟单位以转账支付款项。凭“调拨单”填制记账凭证，会计分录为：

借：固定基金　8000

　贷：固定资产　　　8000

同时：

借：银行存款　6000

　贷：其他收入　　　6000

（2）将1辆闲置的汽车，原价200000元，作价100000元出售，已办清有关银行转账手续，凭“调拨单”、“送款单”填制记账凭证，会计分录为：

借：固定基金　200000

　贷：固定资产　　　　200000

借：银行存款　100000

　贷：其他收入　　　　100000

固定资产的报废、毁损行政单位的固定资产由于损耗或其他原因致使不能再使用时，应进行清理，办理报废、毁损手续。报废、毁损的固定资产，按规定的程序报经批准后，按账面价值销账。报废、毁损固定资产清理过程中发生的净收入，记入“其他收入”账户，清理过程中的净支出，记入“经费支出”账户。

【例9-16】某行政单位经批准报废1台计算机，原价18000元，变价收入1200元，并以现金支付清理费150元，已办理清理完毕，根据“固定资产报废单”和“送款单”填制记账凭证，会计分录为：

（1）按账面价值销账时：

借：固定基金　　　　　　18000

　贷：固定资产——一般设备　　　18000

（2）收到变价收入1200元时：

借：银行存款　1200

　贷：其他收入　　　1200

（3）支付清理费用150元时：

借：经费支出　　150

　贷：现金　　　　　150

（四）固定资产修理的账务处理

固定资产在其使用过程中，由于各个组成部分耐用程度不同或者使用的条件不同，因而往往发生固定资产的局部损坏，为了保持固定资产的正常运转和使用，充分发挥其使用效能，就必须对其进行必要的修理。固定资产的修理按其修理范围的大小和修理时间间隔的长短，可以分为大修理和中小修理，中、小修理也可称为经常性修理。

固定资产的修理虽然有大修理、日常修理之分，而且付出的费用也不同。但行政单位采用收付实现制的原则进行核算，收入与支出不必进行配比。因此，不管何种修理发生的费用，都列为当期的经费支出。

【例9-17】某行政单位对职工专用接送车进行大修理，共支付修理费3000元。

借：经费支出　3000

　贷：银行存款　　　3000

（五）固定资产租赁的账务处理

行政单位的闲置多余不用的固定资产可以出租给其他单位使用。通过固定资产的租赁，可以调剂有无，充分发挥固定资产的效能，若行政单位出于公务需要，也可以向其他单位租入某些固定资产使用。

行政单位租出的固定资产，一般属临时性租赁的性质，固定资产的所有权仍属该行政单位。租入单位支付租金，租赁期满，固定资产归还出租单位。由于临时性租赁的固定资产的所有权仍属于单位，因而对租出固定资产不必进行总分类核算，只需在固定资产登记簿上注明。出租固定资产不是行政单位的主要业务活动，取得的租金收入应作为其他收入处理。

【例9-18】某行政单位采用临时性租赁方式租出房屋，预收本年度租金50000元。此项经济业务编制会计分录为：

借：银行存款　　50000

　贷：其他收入　　　　50000

（六）固定资产盘盈和盘亏的账务处理

为了保证固定资产核算的真实性，保护国家财产的安全完整，提高固定资产的利用率，行政单位除定期对固定资产进行清查外，每年年终都必须全面盘点一次，以保证账账相符和账实相符。对固定资产清査发现的盘盈、盘亏，根据账面数和实存数，编制“固定资产盘盈盘亏表”，并及时査明盘盈盘亏的原因，经单位负责人批准后，分别情况进行账务处理。对于盘盈的固定资产，按重置完全价值应及时补记入账，借记“固定资产”账户，贷记“固定基金”账户。对于管理不善或自然灾害等特殊原因盘亏或毁损的固定资产，按规定程序报经批准后，按账面价值销账，借记“固定基金”账户，贷记“固定资产”账户。对于责任事故造成盘亏的固定资产，应责成过失人给予赔偿。

【例9-19】根据年终财产清查盘点结果，盘盈电风扇两台，重置完全价值400元；盘亏英文打字机1台，原价1000元。按规定程序批准后，分别予以补账和销账。

根据“固定资产盘盈盘亏表”，盘盈电风扇应作会计分录为：

借：固定资产——一般设备　400

　贷：固定基金　　　　　　　　400

根据“固定资产盘盈盘亏表”，盘亏英文打字机应作会计分录为：

借：固定基金　　　　　　1000

　贷：固定资产——一般设备　　1000