第一节出纳凭证

一、出纳凭证的分类

会计凭证有多种多样，可以按照不同的标志进行分类，按用途和填制程序可分为原始凭证和记账凭证。

原始凭证又称原始单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录、证明经济业务已经发生或完成的原始证据，是进行会计核算的原始资料。原始凭证记载着大量的经济信息，又是证明经济业务发生的原始文件，与记账凭证相比较，具有较强的法律效力，所以它是一种很重要的凭证。

记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或账簿记录，按照会计制度规定的核算内容，对经济业务进行分类编制会计分录的书面凭证。编制记账凭证，就是将复杂繁多的原始凭证转化成分类有序的会计分录的过程，将变通的资金收付资料转化为能为经营决策者所需要的会计信息的过程。作为一名出纳人员，应当掌握一定的会计理论知识，能够独立编制有关的收、付款记账凭证。

作为出纳的凭证，有原始凭证和记账凭证，其中的记账凭证是涉及收、付款业务的记账凭证。

二、原始凭证

（一）原始凭证的分类

原始凭证按照其来源可分为外来原始凭证和自制原始凭证。

外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来关系时从外部单位取得的原始凭证。如飞机票、付款时所取得的收据等。

自制原始凭证是指由本单位内部经办经济业务的部门或人员，在办理经济业务时所填制的凭证。如商品人库时，由仓库保管人员填制的入库单；商品销售时，由业务部门开出的提货单等。

企业自制原始凭证按其内容可分为一次性凭证和累计凭证。

（1）一次性凭证。在自制的原始凭证中，大部分凭证的填制手续是一次完成的，已填列的凭证不能再重复使用，这类自制原始凭证称为一次性凭证。

（2）累计凭证。在一些特定单位，为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务，需要在一张凭证中连续、累计填列该项特定业务的具体情况，这种凭证称为累计凭证，如限额领料单。限额领料单中标明了某种材料在规定期限内的领用额度，用料单位每次领料及退料，都要由经办人员在限额领料单上逐笔记录、签章，并结出限额结余，使用这种凭证，既可以做到对领用材料的事前控制，又可减少凭证填制的手续。但因这种凭证要反复使用，必须严格凭证的保管制度和材料收发手续。

（二）原始凭证的基本要素

原始凭证的基本要素如表4-1所示。

具体实例如表4-2所示。

 

三、记账凭证

（一）记账凭证的概念

记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或账簿记录，按照会计制度规定的核算内容，对经济业务进行分类编制会计分录的书面凭证。编制记账凭证，就是将复杂繁多的原始凭证转化成分类有序的会计分录的过程，将变通的资金收、付资料转化为经营决策者所需要的会计信息的过程。作为一名出纳人员，应当掌握一定的会计理论知识，能够独立编制有关的收、付款记账凭证。

（二）记账凭证的分类

记账凭证的格式具有通用性，实际工作中在单位的货币资金收、付业务量较大的情况下，也会就货币资金的收、付业务设计专业的记账凭证。专业的记账凭证主要分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

收款凭证是用以反映现金和银行存款收入业务的记账凭证，根据货币资金收入的原始凭证填制而成。

付款凭证是用以反映现金和银行存款支出业务的记账凭证，根据货币资金支出原始凭证填制而成。

转账凭证是用以反映与货币资金收、付无关的转账业务的凭证，根据有关转账业务的原始凭证或记账编制凭证填制而成。

各单位是由出纳填制记账凭证，还是由记账会计填制记账凭证，根据自己单位的人员设置和内部管理的要求自行决定。从实际操作情况看，收、付款记账凭证由出纳填制，其他记账凭证由记账会计填制比较方便。

一般的记账凭证格式如表4-3所示。

收款凭证的一般格式如表4-4所示。

付款凭证的一般格式如表4-5所示。

 

转账凭证的一般格式如表4-6所示。

（三）记账凭证的基本要素

记账凭证的基本要素如表4-7所示。

（四）记账凭证的填制

真实、完整、准确的记账凭证是保证会计信息质量的本质要求，因此记账凭证的填制除了严格遵守填制原始单证的基本要求外，还应注意以下几点:

（1）凭证应按顺序编号。记账凭证必须按月分类连续编号，以便分清会计事项处理的先后顺序和日后与账簿记录核对，确保记账凭证完整无缺。单位应根据单位规模、业务量大小对记账凭证进行具体分类，无论哪一类编号，都必须做到按月、分类、依序。即每月第一天从第一号编起，顺序编到每月最后一天，不允许漏号、重号和错号。为防止记账凭证丢失，应在填制凭证当天及时编号。采用复式记账的记账凭证一般是一张凭证编一个号，如果发生复杂的经济业务，需要连续编制两张或两张以上的记账凭证时，应加编分号，例如10号会计分录有两张记账凭证，分别编号、

号。

（2）凭证的摘要应当明确。摘要应当简洁明了，不能有重大遗漏或故意隐瞒，不得含糊其辞、似是而非，不得有误导性陈述，尽量避免繁琐。

（3）应填列会计科目名称，或者科目名称和编号，不能只填科目编号不写科目名称。需要登记明细账的还应注明二级科目和明细科目的名称，据以登账。出纳人员一般只涉及收付款凭证，不涉及转账凭证。对于收款凭证，其借方科目为“库存现金”或“银行存款”，其贷方科目则应根据经济业务的内容和本行业会计制度的规定具体确定，如提供劳务取得现金收入，在服务行业贷方科目应为“主营业务收入”。对于付款凭证，贷方科目为“库存现金”或“银行存款”，其借方科目则应根据经济业务的内容和行业会计制度的规定而具体确定，如工业企业用银行存款采购原材料，则其借方科目应为“原材料”。

（4）凭证的金额必须准确。记账凭证金额填完后应加计金额合计数。记账凭证不论是一个会计科目或若干个会计科目，或一个会计科目下若干个明细科目，都应将一方的金额加计合计数填写在相应的“合计”栏内。合计金额前应加注币值符号，如人民币符号“¥”。

（5）附件原始凭证应当同类。出纳人员可以根据每一张原始凭证单独填制记账凭证，也可以每天根据若干张同类的原始凭证汇总填制一张记账凭证，或者先将同类的原始凭证编制一张汇总表，再根据该汇总表编制记账凭证。

（6）所附原始凭证的张数。记账凭证所记录的经济业务必须以能证明该项经济业务的原始凭证作为附件。凡是能证明经济业务内容的各种原始凭证，不论张数多少，都应按规定粘贴在该记账凭证后面。

除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附有原始凭证复制件。

（7）错误凭证的更正。如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。如果是已经登记入账的记账凭证在当年内发现错误的，可以用“补充更正法”、“红字更正法”和“划线更正法”等方法更正；如果发现以前年度记账凭证有错误的，应当填制一张更正的记账凭证。

（8）凭证的签章。记账凭证填制完毕后，应由相关部门和人员签名并盖章，如单位核算已实行电算化处理的，也应在已打印好的记账凭证上补齐有关签章。出纳在办理完款项收付后，除了签章明确经济责任外，还应立即加盖“收讫”或“付讫”戳记。

（五）记账凭证的审核

记账凭证是登记账簿、科目汇总的直接依据，出纳人员应对记账凭证进行认真的审核。由于记账凭证是根据审核后的有效原始凭证编制的，因而，记账凭证的审核，应在对原始凭证进行复审的基础上注意账务处理的正确性。审核的主要内容有：

（1）记账凭证各项目填制是否齐全、字迹是否清楚规范、手续是否齐备、有关人员是否皆已签字盖章等。

（2）记账凭证是否附有真实、合法、有效的原始凭证。记账凭证所填列的附件张数与实际所附的原始凭证张数是否相符。记账凭证所反映的经济业务内容和原始凭证所反映的内容是否一致、金额是否相等。在有些情况下，记账凭证与原始凭证所反映的金额是不相等的，如有些费用只能按规定标准报销，在原始凭证金额超过报销标准情况下，记账凭证只能按批准的报销金额填列，出纳人员也只能按经批准的报销金额办理款项收付和登记出纳账簿。如出现原始单证的金额与报销金额不一致时，必须在原始单据上由经办人注明“实际报销XX元”字样，以明确经济责任。

（3）会计分录中会计科目（包括总账科目、明细科目）和记账方向是否正确，对应关系是否合理，双方金额是否相等。

第二节出纳账簿

所谓账簿，就是以会计凭证为依据，延续地、系统地、全面地、综合地记录和反映各项经济业务的内容，并以相互联系的专门格式和账页所组成的簿籍。设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，也是会计核算的主要环节。要了解出纳账簿，先了解账簿的相关知识。

一、账簿的分类

（一）按性质和用途分类

账簿按其性质和用途可分为日记账、分类账和备査账。

日记账也称序时账簿，是按经济业务发生时间的先后顺序记录经济业务的账簿，该种账簿按照所记录的经济业务范围的不同，又分为普通日记账和特种日记账。普通日记账用来序时记录所有经济业务。特种日记账用来序时记录某种经济业务。例如，库存现金日记账、银行存款日记账等都是特种日记账。

分类账是按照账户分类记录各项经济业务的账簿。该账户按照分类明细程度的不同，分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿，简称总账，是根据一级会计科目设立的总分类账户，按照总括分类记录全部经济业务的账簿。它可以提供各种资产、负债、费用、成本、收入等总括核算资料。明细分类账簿，简称明细账，是按照二级或明细会计科目设立的分类账户。

备査账又称辅助账，是对日记账和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。如租入、租出固定资产登记簿、代销商品登记簿等。

（二）按外在形式分类

账簿按照外在形式可分为订本账、活页账、卡片账。

订本账是将账页固定装订成册的账簿。这种账簿可避免账页散失，防止抽损账页，易于归档保管。因此，一般规定总分类账簿和库存现金日记账、银行存款日记账等采用订本账。

活页账是将账页装订在账夹中的账簿。此种账簿可根据需要增加账页，便于记账工作的分工，但容易散失或被抽损。这种账簿在使用前要连续编号，登记使用完后装订成册。明细分类账多为活页账。

卡片账是由具有专门格式的、分散的卡片作为账页组成的账簿。它是将账卡装在卡箱中的活页账。特点是比较灵活，不需每年更换，可以跨年度使用。

虽然账簿的形式多种多样，不同形式账簿的具体内容也不尽相同，但是，各类账簿都应具备以下基本内容：

（1）封面:主要标明账簿的名称，如总分类账、制造费用明细账、材料明细账等，还应标明记账单位名称。

（2）扉页：主要标明账簿名称、编号、页数、启用日期、经管人姓名及交接日期，以及账户目录并经主管会计人员签字盖章。

（3）账页:账页是账簿的主要内容，它除了要标明账户名称、总页数和分页数外，主要记录经济业务的内容，设置有登账日期栏、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏。

二、出纳日记账的概念

出纳日记账是出纳人员用以记录和反映货币资金增减变动情况和结存情况的账簿，包括库存现金日记账和银行存款日记账。

库存现金日记账是按照现金收、付业务发生或完成时间的先后顺序，逐笔登记，用来反映现金的增减变动与结存情况的账簿。

银行存款日记账是记录和反映本单位在经济业务中由于使用银行转账结算而使银行存款发生增减变动及其结存情况的账簿。

国家财政部制定的《会计基础工作规范》规定，库存现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。

库存现金日记账和银行存款日记账的格式一般为三栏式，即在同一张账页上设置“借方”、“贷方”、“余额”三栏，分别反映库存现金或银行存款的收入、付出和结存情况。此外，还在摘要栏后设置“对方科目”栏，以具体登记对方科目名称。为了反映银行存款收、付所采用的具体结算方式，在银行存款日记账中还专设“结算凭证种类和号数”栏。

在有些单位中，为了在库存现金日记账和银行存款日记账中更清楚地反映货币资金（库存现金和银行存款）收入的来源和支出的用途，往往采用多栏式的库存现金日记账和银行存款日记账，即收入栏（借方栏）和支出栏（贷方栏）按库存现金与银行存款的对应科目设置专栏。

如果收、付款凭证较多，而库存现金和银行存款的对应科目较多，为避免日记账的账页太宽，可以分别设置“库存现金收人日记账”、“库存现金支出日记账”、“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。

三、出纳日记账的设置

出纳主要设置订本式的“库存现金日记账”、“银行存款日记账”和有关有价证券方面的一些明细分类账。有价证券明细账主要核算股票、债券等有价证券的增减变动及结存情况，出纳人员对由自己保管的各种有价证券要分设明细账进行核算，如设“长期股权投资（XX股票）”明细科目核算本单位对XX股票的购进、售出以及结存情况。

日记账可以先用“三栏式”账簿，也可以根据经济业务的特点和经营管理的需要选用“多栏式”账簿。明细账一般选用“三栏式”账簿。

四、出纳日记账的启用

账簿是重要的会计档案和历史资料。启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编写页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。在总分类账和明细分类账第一页的前面，分别另加目录，记明每个账户的名称和页次，以便检查、登记和防止账页散失。

账簿启用表一般格式如表4-8所示。

五、库存现金日记账的设置和启用

库存现金日记账是由出纳人员按照经济业务发生的时间先后顺序，根据有关现金收款凭证和现金付款凭证，逐日逐笔进行登记的账簿。利用库存现金日记账可以把专门记载现金收、付业务的大量分散的业务资料，根据一定的要求进行登记整理，并按照一定程序和方法，记录到具有专门格式的账簿中去，从而形成全面、完整、系统的出纳核算资料，为现金的管理、监督和现金收、支情况提供可靠的信息资料。因此，库存现金日记账的账务处理，是出纳部门必须高度重视的一环，也是出纳人员必须认真做好的一项重要工作。

（一）库存现金日记账的设置

单位只要有现金收、付业务发生，就必须设置库存现金日记账。各单位应做到：有钱就有账，以账管钱，收、付有记录，清查有手续，保证现金的合理使用和安全完整。

库存现金日记账的设置，必须遵循一定的原则。总的要求是:必须符合《会计基础工作规范》和国家统一会计制度的要求，力求以简明的格式，及时、准确、全面地反映现金收、付及其结存情况。库存现金日记账是一种特殊的明细账，为了加强现金管理，采用手工记账的单位，库存现金日记账必须采用订本式账簿。各单位应根据本单位业务量和出纳人员的情况设置日记账，现金和银行存款种类较多并由多名出纳人员分管的，或者实行定额备用金制度和管理要求较高的，设置库存现金日记账的细户数可以多一些，格式也可以细一些。总之，视记账、对账和结账的具体情况，在不影响核算质量和保证现金安全、完整的前提下，力求简捷实用。

库存现金日记账的账页格式，有“三栏式”和“收支分页式”。

“三栏式”库存现金日记账的格式如表4-9所示。它的基本结构为“收入”、“支出”和“结存”三栏。出纳人员在每日业务终了时，应将现金收、支业务逐笔登记，并结出余额，同实存现金相核对，借以检查每天现金的收、支、存情况及库存现金限额的执行情况。

“收付分页式”库存现金日记账，即将现金收入和现金支出分记在不同的账页上，分设“库存现金收入日记账”和“库存现金支出日记账”。“库存现金收入日记账”（如表4-10所示）、“库存现金支出日记账”（如表4-11所示）一般采用“多栏式”账页。其结构要点是：现金收入要按对应科目，将金额记入有关的“贷方科目”栏内，同时加计收入合计栏；现金支出要按对应科目，将金额记入有关的“借

 

 

方科目”栏内，同时加计支出合计栏；每日业务终了要将“库存现金支出日记账”的支出合计数登入“库存现金收入日记账”的“支出合计”栏，并结出余额，填入余额栏，然后再核对库存。收、付分页的好处是账户的对应关系明确，通过账面记录既能知道现金收、支的金额，又能看出收人的来源或支出的去向。但是，很明显，这样做很麻烦。所以在实际工作中采用这种账页记账的单位比较少，多采用“三栏式”。

（二）库存现金日记账的启用

库存现金日记账是各单位重要的经济档案之一，为保证账簿的合理性，明确经济责任，防止舞弊行为，保证账簿资料的完整和便于査找，在启用新账簿时，填写账簿启用表。

六、银行存款日记账

银行存款日记账通常也是由出纳人员根据审核后的有关银行存款收、付款凭证按照经济业务发生的时间顺序，逐日逐笔地记录和反映银行存款的增减变化及其结果的账簿。

下面主要介绍银行存款日记账的设置和启用。

（一）银行存款日记账的设置

银行存款日记账由出纳人员根据银行存款收款凭证、付款凭证和原始凭证以及有关的现金付款凭证进行登记，并在每日终了结算出银行存款收支发生额和结存额，以便及时、详细地反映银行存款的收入、付出和结余情况，为合理调度资金，组织收支平衡提供信息资料。单位应按开户银行和其他金融机构、存款种类等，分别设置“银行存款日记账”，即：有几个银行存款账户，就设置几个“银行存款日记账”，以便于与银行核对账目。

只要有结算业务的单位，就应设置银行存款日记账。银行存款日记账与库存现金日记账一样，都要采用订本式账簿。银行存款日记账的设置，与库存现金日记账基本相同，不同之处是在摘要栏前增设“结算方式”和“对方科目”两栏，以便与银行对账单核对。账簿格式一般采用“多栏式”，也可分别设置“多栏式”的“银行存款收入日记账”劝“银行存款支出日记账”。订本式“多栏式”银行存款日记账的格式如表4-12所示。另外，银行存款日记账应按存款种类分别设置“结算户存款”、“信用证存款”等账簿。对外币存款，应按不同币种和开户银行分别，设置日记账。外币存款日记账的格式如表4-13所示。

（二）银行存款日记账的启用

银行存款日记账是各单位重要的经济档案之一，在启用账簿时，应严格按照有关规定和要求填写账簿启用表。

第三节出纳报告单

一、出纳报告单的基本格式

出纳人员记账后，应根据库存现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账、银行对账单等核算资料，定期编制出纳报告单和银行存款余额调节表，报告本单位一定时期现金、银行存款、有价证券的收、支、存情况，并与总账会计核对期末余额。出纳报告单的格式如表4-14所示。

二、出纳报告单的编制

1.编制时间

出纳报告单的报告期可与本单位总账会计汇总记账的周期一致，如果本单位总账10天汇总一次，则出纳报告单10天编制一次。

2.项目填写

上期结存栏：即指报告期前一期的期末结存数，也就是本报告期前一天的账面结存金额。此栏数字，可以直接从上一期出纳报告单的“本期结存”栏抄录过来。

本期收入栏：应按对应账簿的本期借方合计数填列。

合计栏：即将第一列的“上期结存”和第二行的“本期收入”的数字加总的结果。

本期支出栏：应按对应账簿的本期贷方合计数填列。

本期结存栏：即指本期期末账面结存数字，它等于“合计”数字减去“本期支出”数字。“本期结存”数应与账面实际结存数保持一致。

其他常规项目如单位名称、有关签章等与会计凭证的填制要求一样，故不再重复。

第四节出纳挡案的保管

一、会计档案的内容

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业资料。它是记录和反映经济业务事项的重要历史资料和证据，是国家经济档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。各单位必须加强对会计档案资料的管理工作，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。会计档案的分类如表4-15所示。

出纳会计档案资料是指出纳凭证、出纳账簿和出纳报告等核算资料，主要包括:出纳记账所依据的各种原始凭证和记账凭证；库存现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细分类账；经费开支计划与决算表，出纳报告，银行存款对账单，资金分析报告单，作为收付款依据的各种经济合同和文件，以及其他财务管理方面的重要凭据（如：支票申请单、支票领用登记簿等）。

出纳凭证是指出纳记账所编制和使用的各种收款凭证、付款凭证及其所附的原始凭证。这些凭证通常在出纳登记完库存现金日记账和银行存款日记账后，要传递给记账会计据以记账，在年终归档前由记账会计进行整理和保存。出纳人员主要是做好原始凭证的整理及全部出纳凭证在出纳业务处理阶段的保管工作。

出纳账簿是指库存现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细分类账。一般情况下每年更换一次。更换新账时应对旧账进行整理：对编号、扉页内容、目录等项目如有填写不全的，应按有关要求填写齐全；使用活页账（如用计算机记账的单位，账簿资料输出裁剪后类似活页账）和卡片账的单位，在归档前必须加以装订，编好页码，并加上扉页，注明单位名称、所属时间、起止页码、记账人员和会计主管签章等，并加盖单位财务公章。更换新账后，应将整理完整的旧账归入会计档案。

除了出纳凭证和出纳账簿以外的其他出纳归档资料（内容前述），平时应分类整理并妥善保管，年末集中归入会计档案。

二、出纳档案管理的意义

出纳会计档案是会计活动的产物，又是会计活动的客观表现。出纳会计档案管理工作具有十分重要的意义，具体表现在以下几方面：

（1）为检查、监督经济活动提供原始依据。由于会计信息直接反映财会工作活动过程，一方面可以利用出纳会计档案检査企业、行政事业单位的经济活动和财务收支情况；另一方面可以根据出纳会计档案的原始性和真实性的特点，了解出纳会计凭证、会计账簿和会计报告中所记录、反映的经济业务的有关情况。

（2）维护社会主义市场经济正常秩序的有力工具。出纳会计档案是经济活动用会计核算工具表现的产物，具有史料作用和查证作用，并具有法律效力，是打击经济领域犯罪、清理债权、债务、解决经济纠纷以及处理会计事务的重要依据，是维护社会主义市场经济正常秩序的有力工具。

（3）出纳会计档案有利于促进单位提高管理水平。出纳会计档案是对单位经济活动和财务收支进行价值量的记录和描述，反映了经济活动和财务收支的质的变化，可据以开展预测、决策经济活动，编制财务收支计划，开展会计分析等工作，提高管理水平。

（4）在经济科学的研究中，出纳会计档案具有重要的史料价值，为经济科学研究提供历史的原始资料。

三、出纳会计档案归档的时间

《会计档案管理办法》规定:各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财会部门保管1年，期满后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案管理部门保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，但是，出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同财会部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。因此，对当年形成的出纳归档资料的保管一般由出纳部门负责。

各单位保存的会计档案一般不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。査阅或复制会计档案人员，严禁在会计档案上涂画、拆封，更不能抽换单据。因此，各单位应建立健全会计档案查阅和复制的登记制度。

各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。以企业十为例，各种会计档案的保管期限如表4-16所示。

四、会计凭证的装订保管

会计凭证是重要的经济档案和历史资料，会计人员应及时对会计凭证进行整理装订，然后移交档案部门保管。

（一）凭证装订前的整理

会计凭证装订前的整理，是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。

对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账本凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。

对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定顺序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。小票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。

对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。

记账凭证按照凭证编号顺序叠放，若记账凭证是按现收、现付、银收、银付、转账分别编号的，应按照现金凭证、银行存款凭证、转账凭证的顺序依次叠放。记账凭证放在上面，所附原始凭证放在各自记账凭证后面。原始凭证的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证面积大小来排序。

（二）会计凭证的装订

会计凭证的装订程序和方法如下：

（1）将科目汇总表放在最前面，并放上封面和封底。封面和封底的内容与格式如表4-17、表4-18所示。

（2）在码放整齐的会计凭证正面左上角放一张约8cm×8cm大小的包角纸，包角纸的左边和上边分别与会计凭证的左边和上边对齐。

（3）在包角纸的左上角画一边长为5cm的等腰三角形，用夹子夹住整理好的会计凭证，用装订机在三角形底边上分布均匀地打两个眼儿。

（4）线绳穿过两个眼儿，并沿虚线方向扎紧，在凭证背面打结。如图4-1所示。

（5）从正面沿三角形的底边折叠包角纸，粘贴如图4-2所示形状，并将图示中阴影部分剪掉。

 

（6）将包角纸向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。

五、出纳会计档案的鉴定与销毁

（一）出纳会计档案的鉴定

出纳会计档案的保管期满，需要销毁时，由本单位档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审査，编制会计档案销毁清册（如表4-19所示），列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。机关、团体和事业单位报本单位领导批准后销毁，国有企业经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁，对于其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案管理部门保管到结清债权、债务时为止。单独抽出立卷的出纳会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

（二）会计档案的销毁各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派人监督销毁，监销人在销毁会计档案前，应按销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告本单位负责人。各级主管部门销毁会计档案时，还应有同级财政部门、审计部门派人参加监销。各级财会部门在销毁会计档案时，应由同级审计机关参加监销。