第一节出纳收、付款差错及其处理

一、出纳收、付款差错的种类

出纳收、付款差错主要有两种：错款和失款。

错款指当日终了或经过一段时间，库存现金的实存数和账存数间的差额。如果现金实存数多于账上结存数，就叫“长款”；反之，则称“短款”。这些长、短款大都是由于出纳工作差错造成的。

失款指出纳办完收、付款后，发现现金实存数少于现金账存数的差额。失款一般属于人为损失或自然损失的款项。

二、现金收、付款过程中常见错误及防范

（一）现金收款、付款中常见的差错

（1）看错凭证的金额位数，或将金额颠倒看错。如把元看成角分，把看成96等。

（2）凭证大、小写金额不一致，未经严格复核，就按大写（或小写）金额收款或付款。

（3）一笔收款（或付款）有若干张凭证，加计总数时没有认真进行复核，为图省事，不使用算盘计总数，总金额计算有误。

（4）在收款、付款中有抵收抵付的现金凭证，在计算扣减时未认真复核，以致计算错误。

（5）违背收款、付款操作规则，没有及时在凭证上加盖“收讫”或“付讫”专用章，以致发生重复、少收。

（6）没有及时登记“库存现金日记账”,不慎将凭证遗失。

（7）去银行提现金或收取外单位（个人）大额款项，未能核对查实，就予以签收、造成错款。

（8）将外币与人民币混放,造成错收错付。

（9）出纳人员之间工作移交时未办理交接手续或交接手续不清而发生差错。

（二）查找现金差错的方法

每天工作结束对账时，如出现现金差错，首先要看差数多少和特点，然后确定查找方法。如当天出纳收付数与记账收付数相符就说明现金保管未出现差错；如数字不符，而差额数字正好是出纳对账时相关的金额，就要检査账目或凭证。

（1）査账。首先看有无凭证丢失漏记情况，再看是否有大写小写数错误。如发现现金差数既非大写小写数的差错，又不是颠倒的差错，那就要查是否是由于重记、漏记或误记而引起的差错。

（2）查库存现金。必须对所有的票币逐张、逐枚地复点，并加计总数看是否有误。

（三）收、付款差错的原因分析

常见的收、付款差错的原因如表8-1所示。

 

三、错款和失款的处理方法

错款、失款处理的基本原则是：长款不得溢库，短款得空库，不得以长补短，也不能不做登记。在实际工作中，一旦发生现金差错，出纳人员要采取措施，仔细査找，以挽回损失，更正错误。对确实无法挽回的损失，要在弄清情况的基础上，正确处理，具体的处理要求和方法为：

（1）对于技术性的错误和一般责任事故的错误，经过及时查找，确实无法找回时，按主管部门规定的审批手续处理。

（2）对工作不负责任，玩忽职守，有章不循，违反劳动纪律而造成的错款、失款，应追究失职人员的经济责任，视情节和损失程度的大小，赔偿全部或部分损失，有的还要给予行政处分。

（3）对于有关人员监守自盗款项、侵吞长款、挪用公款的，应按贪污案件处理。

（4）如发生火灾、水灾等自然灾害，应及时报请领导査看现场，将灾害发生的时间、地点及造成的损失等书面上报。

（5）由于不明原因正在继续检查，一时难以处理的，应由责任人填写《出纳错款、失款审批报告表》，经会计主管人员签署意见，单位领导批准后，列入有关账户挂账处理，仍须继续清查，不能草率从事。

（6）发生长、短款时，应在出纳账上进行记录。原因未明的，先记入“其他应付款——现金长款”或“其他应收款——现金短款”科目；已查明原因并经审批后，属本单位负责的，再记入财产溢余或损失。

出纳在工作中发生错款或失款，不论是责任事故或意外事故，是人为原因或自身原因，都应立即向主管会计人员报告，如实反映情况，切勿因怕受牵连、受嫌疑或因工作有缺点而隐瞒、掩饰真相，甚至私下制造假象，以图推卸责任。

第二节常见出纳账务差错及其处理

一、出纳账务差错的类型

在实际工作中，常见的出纳账务中的错误主要有以下三种类型。

（1）会计原理、原则运用错误。这种错误的出现，是指在会计凭证填制、会计科目设置、会计核算形式选用、会计处理程序设计等会计核算和各个环节，出现不符会计原理、原则、准则规定的错误。例如：对规定的会计科目不设、不应设立的却乱设，导致资产、负债、所有者权益不真实；对现行会计制度规定的开支范围执行不严等。

（2）记账错误。主要表现为漏记、重记、错记三种。错记又表现为错记会计科目、错记记账方向、错用记账墨水（蓝黑墨水误用红水，或红水误用蓝黑墨水）、错记金额等。

（3）计算错误。主要表现为运用计算公式错误、计算方法错误、选定计量单位错误等。

以上三种出纳差错类型在出纳的实际工作中具体表现为记账凭证错误、会计账簿错误。

二、记账凭证错误的类型

（1）基本要素不全或填写不完整。如日期不写或写错，摘要过于简单或用语不准确等。

（2）会计科目运用错误。没有正确运用有关会计科目，发生了科目运用错误、内容错误和对应关系错误等。

（3）记账凭证无编号。无编号是指对多份原始凭证没有按序排队编号，使各份凭证难以辨别彼此。

（4）记账凭证编号错误。编号错误是指虽然存在原始凭证编号但所排列的顺序混乱，难以反映其相互关系。

（5）附件数量和金额错误。记账凭证所附原始凭证的张数和内容与记账凭证不符，或者各张原始凭证所记金额的合计数与记账凭证记录金额不符。

（6）印鉴错误。对已入账记账凭证未加盖有关印章，或者加盖不全，使已入账的凭证与未入账的凭证难以区分；有效的记账凭证与出错的凭证难以区分；记账凭证中没有记账、审核等人员的签章。

三、会计账簿错误的类型

会计账簿中的错误，主要存在于启用、设置、登记等环节。

1.会计账簿启用错误

会计账簿启用中的错误，主要表现在以下几个方面：

（1）在账簿封面上未写明单位名称和账簿名称。

（2）在账簿扉页上未附“启用表”，或虽附有“启用表”，但所列内容不齐不完整。

（3）出纳人员调动工作时，未按规定在账簿中注明交接人员、监交人员的姓名或未加签章，无法明确有关责任。

（4）启用订本式账簿时，未按规定对其编订页数编号。

2.会计账簿设置错误

会计账簿设置错误主要表现在以下几个方面：

（1）账簿形式设计不合理。包括装订形式、账页划线、印刷颜色及账页用纸等不合理。

（2）任何单位必须设置数量能满足需要的总账，对现金和银行存款必须设置日记账，还必须在其下设置能够满足需要的明细账。另外，根据工作需要，还应设置若干备查簿，以反映一些特殊的、不能在正规账簿中进行反映的经济事项。

3.会计账簿登记错误

出纳人员在登记会计账簿中出现的错误，主要包括以下几个方面的内容：

（1）登记的方式不合理。

（2）账簿摘要不清晰。

（3）登记不及时。

（4）账簿中书写的文字和数字所留空距不合理。

（5）未按规定结出账簿中账户的余额。

（6）登记中发生跳行、隔页的情况。

（7）登记账簿所用笔墨不合要求。

出纳工作中，经常出现的差错种类还有很多，如：记账凭证汇总表不平、总分类账不平、各明细分类账户的余额之和不等于总分类账有关账户的余额、银行存款账户调整后的余额与银行对账单不符等。

第三节出纳差错的防范

一、出纳工作应遵循的要求

如何防范差错，对于每个出纳人员来说是一个非常重要的问题。为了防范差错，出纳人员在工作中要严格遵循下面的要求。

（一）严格执行钱账分管制度

出纳人员保管现金，非现金出纳人员一律不得经手现金。建立健全现金收支和票证管理制度，现金收取使用统一规定的收款凭证，并及时全额入账，严禁收入不上账或截留收入，私设“小金库”；现金开支要由分管财务的领导审批，严禁坐支、挪用、公款私存，库存现金不得超过规定限额；加强票证管理，严禁“出卖”账户、出借支票和擅自签发空白转账支票。

（二）认真填写支票

出纳人员填写支票要认真，做到字迹清晰，数码规范，大写前不留空，小写前注明“¥”，避免给坏人以可乘之机；编制记账凭证，要按原始单据的自然张数填写附件张数，并用胶水粘牢，以防脱落和避免原始单据被别有用心的人抽掉销毁、嫁祸于人;领款、借款要严格履行手续，领款必须有领款人签字盖章，借款必须由借款人立据、签字盖章并经分管财务领导审批。

（三）做到“三勤、三心”

由于出纳工作是一项繁忙而又细致的工作，出纳人员要真正做好这一工作，必须做到“三勤、三心”。

（1）“三勤”。一是业务生疏要勤问，重要业务工作勤向领导汇报；二是经办业务要手勤，做到填单认真、点钞准确、记账及时、手续清楚，尤其对每一笔收付业务，要按照时间先后逐笔记好现金日记账和银行存款日记账，并及时盘点现金，做到日清月结，账款相符；三是联系银行要腿勤，每天超过规定限额的结存现金要及时送存银行,经常与银行核对存款账目，发现错误及时弄清情况，迅速更正。

（2）“三心"。一是学习业务要虚心，不懂的问题要虚心请教，不要不懂装懂；二是办理业务要细心，每一笔收付业务都要亲自过手过目，辨别真伪，严格把关，避免粗心大意造成差错；三是日常工作要有责任心，任何时候都要保持高度警惕，谨慎从事，尤其对现金、凭证、支票、存折、印鉴等要妥善保管，防止遗失、被盗、被骗而酿成大祸。

（四）主动接受监督

出纳人员要主动接受会计人员的监督，主动为现金盘库提供条件，对账时要主动为会计人员报出现金库存数，只有这样才能检查出账款是否相符，以及避免不必要的失误。另外，各单位要加强审计监督，平时对财务收支要进行定期或不定期的检查、审计，年终进行全面清理审计，对检查、审计中发现的问题，要区别情况，及时处理。

二、查找错账的方法

查找错误的方法有很多，现将常用的几种介绍如下。

（一）顺查法（亦称正查法）

顺查法是按照账务处理的顺序，从原始凭证、记账凭证、会计账簿、编制会计报表全部过程进行查找的一种方法。即首先检査记账凭证是否正确，然后将记账凭证、原始凭证同有关账簿记录一笔一笔地进行核对，最后检查有关账户的发生额和余额。这种检查方法可以发现重记、漏记、错记科目、错记金额等。这种方法的优点是査的范围大，不易遗漏；缺点是工作量大，需要的时间比较长。所以在实际工作中，一般是在采用其他方法查找不到错误的情况下采用这种方法。

（二）逆查法（亦称反查法）

这种方法与顺查法相反，是按照账务处理的顺序，从会计报表、会计账簿、记账凭证、原始凭证的过程进行查找的一种方法。即先检査各有关账户的余额是否正确，然后将有关账簿按照记录的顺序由后向前同有关记账凭证和原始凭证进行逐笔核对，最后检查有关记账凭证的填制是否正确。这种方法的优缺点与顺查法相同。所不同的，是根据实际工作的需要，对由于某种原因造成后期产生差错的可能性较大而采用的。

（三）抽查法

抽查法是对整个账簿记录抽取其中某部分进行局部检査的一种方法。当出现差错时，可根据具体情况分段，重点查找。将某一部分账簿记录同有关的记账凭证和原始凭证进行核对。还可以根据差错发生的位数有针对性地查找。如果差错是角，只要査找元以下尾数即可；如果差错是整数的千位、万位，只需查找千位、万位数即可，其他的位数就不用逐项或逐笔地査找了。这种方法的优点是范围小，可以节省时间，减少工作量。

（四）偶合法

偶合法是根据账簿记录差错中经常遇见的规律，推测与差错有关的记录而进行査找的一种方法。这种方法主要适用于漏记、重记、错记的查找。

三、纠错的方法

出纳人员在登记库存现金日记账的过程中，有时可能会因为现金收、付填制会计凭证或登记账簿发生差错，出纳一经査出就应立即更正。由于差错性质不同，发现的时间有先有后，所以采用的更正方法也有所不同。现将通常更正错误的几种主要方法介绍如下。

（一）划线更正法

在填制凭证、登记账簿过程中，如发现文字或数字记错时，可采用划线更正法进行更正。即先在错误的文字数字上划一红线，然后在划线上方填写正确的文字或数字。在划线时，如果是文字错误，可只划销错误部分；如果是数字错误，应将全部数字划销，不得只划销错误数字。划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。更正后，经办人应在划线的一端盖章，以示负责。

（二）红字更正法

在记账以后，如果在当年内发现记账凭证所记的科目或金额有错时，可以采用红字更正法进行更正。所谓红字更正法，即先用红字填制一张与原错误完全相同的记账凭证，据以用红字登记入账，冲销原有的错误记录；同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证，注明“订正XXXX年X月X号凭证”，据以登记入账，这样就把原来的差错更正过来。应用红字更正法是为了正确反映账簿中的发生额和科目对应关系。

【例8-1】李明出差，借差旅费5000元，开出现金支票支付。记账时本应贷记“银行存款”科目，而却误记“库存现金”科目，并已登记入账。其更正方法如下（方框中的数字表示红字）：

（1）用红字金额填制一张与原错误分录相同的记账凭证，其会计分录为：

 

（2）并将红字记账凭证登记入账。

用蓝字填制一张正确记账凭证，其会计分录为：

借：其他应收款——李明　　5000

　贷：银行存款　　　　　　　　　5000

并将蓝字记账凭证登记入账。

有时，根据记账凭证分别记入有关科目并无错误，但所填的金额大于应填的金额时，也可按照正确数字与错误数字的差额用红字金额填制一张记账凭证，据以登记入账，以冲销多记部分，并在账簿摘要栏注明“注销XXXX年X月X号凭证多记金额”。

【例8-2】采用商业汇票结算方式，收到购货方开出并承兑的商业汇票10000元，作为销售实现。在填制记账凭证时，将金额10000元误记100000元，多记了90000元，并已入账。其误记会计分录为：

借：应收票据　　100000

　贷：主营业务收入　　100000

为了更正有关账户多记的90000元，就应用红字金额填制一张记账凭证其会计分录为：

 

并将红字记账凭证登记入账。

根据此记账凭证登记入账后，使“应收票据”和“主营业务收入”两账户原来的错误记录都得到了更正。

（三）补充登记法

在记账以后，发现记账凭证填写的金额小于实际金额时，可采用补充登记法进行更正。更正时，可将少记数额填制一张记账凭证补充登记入账，并在摘要栏注明“补充XXXX年X月X日X号凭证少记金额”。

【例8-3】通过开户银行收到东风工厂偿还的前欠货款6500元，在填制记账凭证时，将金额误记为5600元，少记了900元，并已登记入账。更正时，应将少记的900元用蓝字填制一张记账凭证，并登记入账。其补充更正分录为：

借：银行存款　　900

　贷：应收账款——东风工厂　　900

根据此记账凭证登记入账后，使“银行存款”和“应收账款”两账户的原来错误都得到了更正。

红字更正法和补充登记法都是用来更正因记账错误而产生的记账差错。如果记账凭证无错，只是登记入账时发生误记，这种非因记账凭证误记的差错,无论何时发现（在实际工作中，由于定期核对账目，不可能经过很长时间才被发现）都不能用这两种方法更正，而应用划线更正法进行更正。因为记账必须以凭证为根据，一张记账凭证不仅是登记明细账的根据，也是汇总登记总账的根据。在同一记账根据的基础上，不一定两种账同时都记错，假如总账未记错，只是某一明细科目记错了数字，如果为订正这一明细科目差错,而采用了红字更正法或补充登记法，势必使总账发生变动，即将原来的正确数订正为错误数。所以,非因记账凭证误记的差错只能用划线更正法进行更正。

以上只是对当年内发现填写记账凭证或登记账簿错误而采用的方法,如果发现以前年度记账凭证中有错误（指科目和金额）并导致账簿登记错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。