第一节 会计档案管理制度的设计

一、会计档案管理的重要意义

会计档案，是指记录和反映经济业务事项的重要历史资料和证据，一般包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业材料。会计档案是各项经济活动的历史记录，它既是企业总结经验、进行决策的重要依据，也是企业检查各种责任事故的重要证据。认真保管会计档案，无论是对加强和改善企业经营管理，还是对查验经济财务问题，防止贪污舞弊都具有十分重要的意义。

（一）研究企业发展战略

利用会计档案总结企业成长历史，研究企业发展战略，明确企业经营方针和发展方向、确保企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

任何一家公司企业，其会计档案都是本单位经营活动历史的真实记载，是对本企业经济工作的总结，这里有成功经验的记录，也有失败教训的记录。因为会计是以货币为主要计量单位对企业的生产经营活动进行反映和记录的，连续性、系统性、全面性和综合性是会计记录最突出的特点，所以会计档案中的这些记载与其他企业历史资料记载相比，其使用价值最大。通过对会计档案中历史记录的整理分析，不仅能高效率地指导本单位日常生产经营活动的顺利开展，而且能够对本企业经营方针和发展方向等重大企业战略决策的制定提供极有价值的参考资料。有效利用会计档案提供的信息，可以总结企业成长历史，明确企业成长方向，使企业在激烈的市场竞争中永远立于不败之地。

（二）查验经济财务问题

会计档案的安全保管，对查验经济财务问题，防止贪污舞弊，维护社会主义市场经济秩序，保证国家财产的安全具有特别重要的意义。

会计档案，特别是原始凭证，是企业经济业务发生的证明，贪污、挪用公款、职务侵占等不法分子，徇私舞弊、假公济私、侵吞公有财产的腐败分子，在进行非法活动时，或者通过伪造、变造凭证单据中饱私囊，或者将虽然是合法的，但财务制度不允许核销的凭证单据予以核销。这种手法有的在进行会计核算时，通过对原始凭证的审核审查，当场予以杜绝。有的在当时没有发现，通过正常的会计核算以后形成会计档案归档。对后一种情况，可以通过对会计档案的调阅和查证，从中发现隐藏得很深的贪污舞弊分子和腐败分子。会计档案的安全保管，可以对这些人产生一种威慑作用。

此外，有的领导、有的部门出于种种原因，伪造、变造会计资料，提供虛假财务会计报告，严重破坏和干扰社会主义市场经济秩序。这些所作所为，都将在会计档案中留下罪证，认真保管会计档案，就是保留这些违法行为的罪证。通过对会计档案的查证，可以还事物的本来面目，同时找出违法行为责任人，根据档案所反映的违法事实的轻重程度，依法给予必要的处罚，确保社会主义市场经济秩序和国家财产的安全。

二、《会计法》中有关会计档案的法律规定

新修订的《会计法》中对会计档案的管理和保管提出了明确的要求，并对不按照有关法规和规定保管会计档案所造成过失的法律责任也作了明确规定，以下是《会计法》中有关这方面规定的条文：

《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。”

《会计法》第四十二条规定：未按规定保管会计资料，致使会计资料毁损、灭失的，可以对单位并处3000元以上5万元以下的罚款；对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，可以处2000元以上2万元以下的罚款；属于国家工作人员的，还应当由其所在单位或者有关单位依法给予行政处分。

《会计法》第四十四条规定：“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，构成犯罪的，依法追究刑事责任。有前款行为，尚不构成犯罪的，由县级以上人民政府财政部门予以通报，可以对单位并处5000元以上10万元以下的罚款；对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，可以处3000元以上5万元以下的罚款；属于国家工作人员的，还应当由其所在单位或者有关单位依法给予撤职直至开除的行政处分；对其中的会计人员，并由县级以上人民政府财政部门吊销会计从业资格证书。”

《会计法》第四十五条规定：“授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员……或者隐匿、故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，可以处5000元以上5万元以下的罚款；属于国家工作人员的，还应当由其所在单位或者有关单位依法给予降级、撤职、开除的行政处分。”

企业应当根据国家有关法规、法令的规定，结合本企业的实际情况，制定切实可行的会计档案管理制度，切实加强对会计档案的管理，认真保管会计档案，保证会计档案的安全，在保管期限内不发生霉烂、损坏、灭失。与此同时，要充分利用会计档案提供的信息资料为企业发展服务。

三、会计档案的范围

会计档案的范围一般指会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。财政部、国家档案管理局于1998年8月21日发布的《会计档案管理办法》第五条规定：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

（1）会计凭证类，包括：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（2）会计账簿类，包括：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（3）财务报告类，包括：月度、季度、年度财务报告，以及会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（4）其他类，包括：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

（一）会计凭证

《会计档案管理办法》中的会计凭证是指记录经济业务，明确经济责任的书面证明。《会计法》第十四条规定：“会计凭证包括原始凭证和记账凭证。”

原始凭证又称单据，它是证明经济业务已经发生、明确经济责任，并据以记账的原始依据。《会计法》第十四条规定：办理经济业务事项，“必须填制或者取得原始凭证并及时送交会计机构”。

1.原始凭证

（1）外来原始凭证。这是经济业务发生时从外单位取得的，属于《会计法》中“取得”一类的原始凭证。比如，购货时取得的发票、付款取得的单据等。

（2）自制原始凭证。它是由本单位经办人员经办业务时填制的，属于《会计法》中“填制”一类的原始凭证。比如，销售时填制的发货单或者发票等。

（3）原始凭证汇总表。它也是自制原始凭证的一种，是为了核算、记账的方便，将同类原始凭证进行汇总形成的原始凭证。

2.记账凭证

（1）收款凭证。它是专门用于现金或者银行存款收入业务的凭证。业务量大的单位，现金收款凭证和银行存款收款凭证可以分别设计。

（2）付款凭证。它是专门用于现金或者银行存款支付业务的凭证。业务量大的单位，现金付款凭证和银行存款付款凭证可以分别设计。

（3）转账凭证。它是专门用于不涉及现金和银行存款的转账业务的凭证。

上述收款凭证、付款凭证和转账凭证，也可以三者合一设计成通用的记账凭证。

（4）记账凭证汇总表。它是为了便于登记总分类账，根据收款、付款、转账这三种记账凭证编制的记账凭证汇总表。

（二）会计账簿

《会计档案管理办法》中的会计账簿，是指由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。《会计法》第十五条规定：“会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。”

1.总账

总账也称总分类账，是根据会计科目（亦称总账科目）开设的账簿，用来分类登记一个单位的全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、费用、成本、收入和财务成果等总括核算的资料。

2.明细账

明细账也称明细分类账，通常根据总账科目所属的明细科目设置，用来分类登记某一类经济业务，提供有关的明细核算资料。明细账是形成有用的会计信息的基本程序和基础环节，借助于明细账，既可以对经济业务信息或数据作进一步加工整理，进而通过总账形成适合于会计报表提供的会计信息，又能为了解会计信息的形成提供具体情况和有关线索。

3.日记账

日记账也称序时账，是一种特殊的明细账，是按经济业务发生和完成时间的先后顺序进行登记的账簿。它逐日按照记账凭证（或记账凭证所附的原始凭证）逐笔进行登记。为了加强现金和银行存款的管理和核算，各单位通常都应当设置现金日记账和银行存款日记账，以便逐日核算和监督现金与银行存款的收人、付出和结存情况。为了全面控制销货情况，企业也可以设置销货日记账等。

4.备查簿

备查簿也称辅助账，是对在序时账和分类账中未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿，主要用来记录一些供日后查考的有关经济事项。如“代销商品登记簿”、“租入固定资产登记簿”等。备查簿只是对账簿记录的一种补充。

（三）财务会计报告

《会计档案管理办法》中的财务报告类是指反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件。《会计法》第二十条规定：“财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成。”《企业会计准则第30号——财务报表列报》第二条规定，财务报表至少应当包括下列组成部分：资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表和附注。

1.会计报表

根据《企业会计准则第30号——财务报表列报》应用指南的规定，会计报表包括以下几种。

（1）资产负债表。资产负债表是反映企业在某一特定日期财务状况的报表。

（2）利润表。利润表是反映企业在一定会计期间经营成果的报表。

（3）现金流量表。现金流量表是反映企业一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的报表。

（4）所有者权益变动表。所有者权益变动表是反映一定时期企业所有者权益的增减变动情况的报表。

2.会计报表附注

附注是对在资产负债表、利润表、现金流量表和所有者权益变动表等报表中列示项目的文字描述或明细资料，以及对未能在这些报表中列示项目的说明等。附注是财务报表的重要组成部分。

《企业会计准则第30号——财务报表列报》应用指南的规定，企业应当披露附注信息，主要包括下列内容。

（1）企业的基本情况，包括：①企业注册地、组织形式和总部地址；②企业的业务性质和主要经营活动；③母公司以及集团最终母公司的名称；④财务报告的批准报出者和财务报告批准报出日。

（2）财务报表的编制基础。

（3）遵循企业会计准则的声明。

（4）重要会计政策和会计估计。

（5）会计政策和会计估计变更以及差错更正的说明。

（6）报表重要项目的说明。

（7）或有和承诺事项的说明。

（8）资产负债表日后事项的说明。

（9）关联方关系及其交易的说明。

3.其他会计资料

《会计档案管理办法》中的其他会计核算资料是指属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。比如：银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表、经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化的单位储存在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

根据《会计档案管理办法》的规定，各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案。

四、会计档案的整理和保管制度

（一）会计档案的整理立卷制度

会计档案的整理立卷制度是指：对企业中的会计资料采取什么形式整理后，形成符合档案管理要求的案卷。在会计档案的整理立卷制度中应当包括两方面的内容，即整理立卷的时间规定和整理立卷的方法规定。

1.整理立卷的时间

大多数情况下，都是在会计年度终了后，才对会计资料进行整理立卷的。为了便于高质量、高效率地完成会计档案的整理立卷工作，企业应当制定详尽的会计档案归类整理办法，让所有的财务会计人员都了解和掌握这种办法，要求财务会计人员在日常工作中养成及时按规定的要求将自己经手的财务会计资料随时做好归类整理工作。如果平时不注意做好这方面的工作，年末对全年的会计资料进行突击性的归类整理，不仅费时费力，而且很容易出差错，同时还会对日常的会计业务处理造成不必要的冲击和影响。

2.整理立卷的方法

会计档案的管理制度中，应当明确会计资料的整理立卷方法。会计资料的整理一般采用“四统一”的办法，即分类标准统一、档案编号统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类地按各卷顺序编号。

（1）分类标准统一。这是指将所有财务会计资料统一分成为会计凭证类；会计账簿类；财务会计报告类；文字资料类及其他。

（2）档案编号统一。分类完成以后应当明确编号的方法。由于各单位财务会计业务的具体情况差别比较大，所以各单位应当根据本单位的具体情况和管理要求确定不同的编号方法。确定编号方法的基本原则应当是，既便于会计资料的整理归类又便于今后翻阅查找会计资料。

财务会计资料的分类编号方法应当相对稳定，前后各期保持一致，没有特殊情况一般不要轻易变动。如确要变动，那么一定要编制一份新老会计档案分类编号对照表，以便于会计档案的翻阅查找。

（3）档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列等会计档案的形成要统一。案册封面和档案卡夹的封面要写清本案册或本卡夹的分类编号，分类编号的书写一定要醒目，一目了然。存放柜的柜门应当有一个识别标签，标明本柜存放的会计档案类别和起讫号码。每一个存放柜只存放一类会计档案，同时这些档案应当在存放柜中按照编号顺序依此排列，以便于以后的查找。千万不要把不同类别的会计档案杂乱无章地堆放在一个存放柜中，这样不仅不利于今后的翻阅查找，而且也不利于会计档案的安全保管。

（4）管理要求统一。会计档案应当由专门的档案管理部门负责保管和管理，管理要求中必须明确两方面的内容：一是由谁来保管和管理会计档案；二是应当建立相应的档案整理和目录编制制度。

在会计档案未移交给档案管理部门之前，财务会计部门应当设置或指定一名人员兼任会计档案的保管和管理工作。但是按照《会计法》的规定，这项工作不能由出纳员兼任。财务会计部门应当根据国家有关规定，及时将会计档案移交给档案管理部门。

财务会计部门在进行会计档案整理立卷时，会计凭证、会计账簿应装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。随后，应当及时地据此编制会计资料档案目录，建立财务会计资料档案簿，会计档案目录的编制应当和会计档案的分类和编号协调一致。

（二）会计档案的装订制度

会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。

1.会计凭证的装订制度

会计凭证应当在平常的会计工作中定期、有序地进行。一般每月装订一次会计凭证，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

（1）会计凭证装订前的准备工作。

第一，将所有会计凭证按照收款凭证、付款凭证、转账凭证分门别类整理清楚，所有会计凭证按照经济业务发生的时间先后顺序排列，检查凭证的编号和日数是否齐全，有无漏编号码的会计凭证。

第二，确定凭证归集汇总日期和装订成册的本数。如果企业的经济业务数量不大，凭证数量不多，可以以1个月为时间单位对凭证进行汇总归集整理后装订成册。如果企业的经济业务数量比较大，凭证的数量比较多，则可以以半月或以旬为时间单位对凭证进行汇总归集整理后装订成册。

第三，摘除凭证内的所有金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证一样大小，折叠处一定要避开装订线，保持数字完整，以便以后翻阅。

第四，整理检查凭证顺序号，看有无颠倒和缺号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，实际附件张数与记账凭证所记张数是否一致，如不一致，要查找原因，领料单，入库单，工资、奖金发放单是否随附齐全。

第五，记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。

（2）会计凭证装订时的要求。

第一，用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，使记账凭证和附件所记载的资料显露齐全，以便于事后查阅。

第二，凭证外面要加封面，封面纸用结实的牛皮纸印制，封面纸规格略大于所附记账凭证。

第三，凭证的装订厚度一般不得超过1.5厘米，厚度超过1.5厘米应当分册装订。装订厚度过大，不仅增加装订难度，而且难以保证装订质量，既不牢固又破坏美观大方。装订厚度过小，虽然装订方便，易于保证装订质量，但是装订册数将增加。

（3）会计凭证装订后的注意事项。每本凭证的封面上要填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、加盖会计主管人员和装订人员的印章。

在封面上随手编好会计档案的卷号，按编号顺序入柜，并在打开柜门的第一眼就能够看到的凭证显露处标明凭证种类及编号。一般来说，凭证在柜中都是竖直依次排放的，所以打开柜门第一眼能够看到的凭证显露处应当是凭证的脊梁，因此会计档案卷号不仅在封面上标明，而且还要在凭证的脊梁处标明。这样便于调阅。

2.会计账簿的装订制度

各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

（1）订本式账簿的装订要求。订本式账簿在启用之前，已经装订成册，使用时不允许随意撕页和加页，因此归档时不存在另行装订的要求，但是与装订成册的会计凭证一样，应当在账簿的封面和脊梁处标明会计档案的卷号。

在订本式账簿正式归档前，应当对账簿的内容作一检查，查看是否按照连续编号的页码顺序登记，有无隔页、缺号、跳行等不符合会计账簿登记要求的行为发生。如发生此类现象，查明原因后按照国家统一的会计制度规定的方法进行更正。同时检查是否按照规定的记账要求进行了结账。

（2）活页式账簿的装订要求。

第一，按账簿启用表中列明的账户目录和使用页数核对账芯，核对的主要内容有：账户是否相符，账页数是否齐全，与该账户相关的账页序号排列是否连续。

第二，保留已使用过的账页，去除空白页和撤掉账夹，按原账户的排列顺序依次排列整齐，在每一张账页的右上角编制连续的页码。随后，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。紧随封面是该账簿的目录，目录中要将本账簿中的账户、每一账户的起止页码标清。

第三，装订时，按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、账页（账页的排列应当保持原来的顺序，不要人为地打乱）、会计账簿装订封底的顺序装订。

第四，装订时应当将同类业务、同类账页装订在一起。多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装。第五，在装订好账簿的封面与脊梁上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章等有关内容。

（3）会计账簿装订的其他要求。

第一，会计账簿的装订应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象。

第二，会计账簿的装订封口要严密，封口处要加盖有关印章。

第三，装订的封面要平整、内容要齐全、注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号可以以总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账的顺序先后排列。

第四，会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

3.会计报表的装订

会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册，谨防丢失。年度终了，将全年的会计报表按照月份的先后顺序装成册，装订时注意如下问题。

第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，损坏部位应及时修补，以便完整无缺地装订。

第二，日常会计报表的装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、按会计报表编号顺序排列的各种会计报表（顺序为：资产负债表、利润表、现金流量表、各种按规定应对外报送的附表），会计报表的封底。

第三，按保管期限编制卷号后归档。

（三）会计档案的移交制度

《会计档案管理办法》第六条规定：“当年形成的会计档案，作会计年度终了后，可暂由会计机构保管1年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”根据上述规定，会计档案移交制度的主要内容如下。

1.单位内部会计档案的移交

单位内部会计档案的移交，是指本单位财务会计部门向本单位档案管理部门移交会计档案。财务会计部门和档案管理部门应按下列程序移交会计档案。

（1）由财务会计部门开列档案清册，填写交接清单。

（2）在账簿使用日期栏填写移交日期。

（3）涉及移交的双方交接人员，按移交清册和交接清单项目核查无误后签名并盖章。

档案管理部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

会计档案在财务会计部门1年的保管期满以后，原则上应由财务会计部门编制清册，移交本单位的档案管理部门保管；如果因为单位规模太小或者其他原因而未设立档案管理部门的，应当在财务会计部门内部指定专门人员保管，但是出纳员不得兼任此项工作。

2.单位与单位之间的会计档案移交

单位与单位之间会计档案的移交手续，需要根据单位之间的不同情况来确定。根据《会计档案管理办法》的规定，大致有以下几种情况。

（1）因为单位改组而需要移交会计档案。由于单位改组的情况不一样，所以在会计档案的移交和管理上也有所不同。

第一，单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止需要移交会计档案的。在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第二，因为单位分立需要移交会计档案的。单位分立后可能产生不同的情况，根据现行制度的规定，会计档案移交和保管应分别情况予以处理。①单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；②单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；③单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

第三，因为单位合并而需要移交会计档案的。单位合并后，要看原各单位的具体情况对会计档案作出相应的处理。①如果单位合并后，原各单位解散成立一个新的单位，或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的新单位或者存续单位统一保管；②如果单位合并后原各单位仍然存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

（2）单位因业务移交其他单位办理而需要移交会计档案。属于这种情况的会计档案移交，有以下两种情况。

第一，对于已经结清业务所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

第二，对于其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

（3）建设单位会计档案的移交。建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

与企业内部办理交接会计档案一样，单位之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

（四）会计档案的保管制度

对已经形成会计档案的会计资料应当进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。不得随意堆放会计档案，严防毁损、散失和泄密。具体要求如下。

1.会计档案保管设施方面的制度要求

（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有相应的防火器材。

（2）采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞。

（3）会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀。

（4）会计档案室要保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿。

2.会计档案保管资料方面的要求

（1）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密。

（2）采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。会计电算化档案的保管，要注意防盗、防磁等安全措施。

（五）会计档案的借阅制度

会计档案是十分有用的历史资料，档案管理部门应当充分发挥已经归档保存的会计档案的积极作用。通过借阅，可为本单位和其他单位所利用。因此，在会计档案的管理制度中应当明确有关借阅制度。

1.借阅手续

单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。

外部单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。

会计档案原则上不得离开保管地，不管是内部人员借阅会计档案，还是外部人员借阅会计档案，只能在专门的档案阅览室中阅读，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或复制。

我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，也应按照《会计档案管理办法》和国家有关规定进行管理。

借阅人应履行借出手续和归还手续，借阅时应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

2.阅读规定

借阅会计档案的人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

3.归还要求

借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。档案管理人员应对归还的会计档案进行认真的检查，查看归还的档案是否完整，档案中是否有违反规定的阅读行为，如有问题应当查明原因，并及时向领导汇报。

为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表”，其格式见表11-1，以便及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。

（六）电算化会计档案整理和保管制度

1.会计电算化档案的类型

会计电算化档案主要包括机内会计数据、存储介质等备份的会计数据，以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。具体可以划分为以下三类。

（1）机制会计档案。这是指从会计电算化系统打印输出的各种纸质资料，包括：会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

（2）机读会计档案。这是指以计算机硬盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括：会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。

（3）计算机系统档案。这是指与计算机硬件及软件相关的资料，包括：计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号、与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

2.电算化会计档案整理和保管制度的具体内容

（1）拷贝制度。拷贝制度可分为拷贝间隔期和拷贝范围两方面内容。

拷贝间隔期：一般而言，应当定期备份与年度备份相结合，在一定的时间间隔内及会计年度结束时，把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离原计算机系统的会计档案。

拷贝范围：拷贝时应将会计核算软件的全套技术资料予以复制并作为会计档案保存，以便于以后对会计核算软件的二次开发和外挂数据编程接口。这些技术资料包括：核算系统说明书，软件需求说明书，系统外部数据接口参数，计算机硬件系统型号、存储空间大小、外部设备配套类型等，计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统，财务软件编程语言、数据库系统类型、财务软件系统名称和版本号，以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册，等等。

（2）归档制度。归档制度主要包括现金记账凭证及日记账的输出及归档、银行存款记账凭证及账册的输出和归档、转账凭证的输入、输出与归档。

现金记账凭证及日记账的输出及归档：现金收付业务的记账凭证一律由专职会计人员手工做记账凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记账页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，核对相符后，出纳员及会计主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账按时间先后顺序装订成册，加盖封印后妥为保管。

银行存款记账凭证及账册的输出与归档：银行存款记账凭证分手编凭证和机制凭证两种，有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输人计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，银行存款出纳员和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记账按时间先后顺序装订成册，加盖封印后妥为保管。

转账凭证的输入、输出与归档：转账凭证包括手工凭证与机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记账凭证输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册后妥为保管。

（3）打印制度。现金、银行存款日记账每天打印；银行存款余额调节表每月打印一次；总分类账和各种明细分类账每月打印一次；现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订；会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

打印输出的凭证、账册、报表，必须经会计主管的签章才能存档保管。如果机器打印输出的会计档案发生缺损，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

（4）备份制度。由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成数据的丢失。发生数据丢失，必须及时用备份数据进行恢复。

需要做备份的文件包括：系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净的地点，除此以外，保管地点要做到五防，即防热、防火、防尘、防潮、防磁，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

（5）保管制度。由打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

随计算机配置的操作系统、各类应用程序软件、购买的商品化会计核算系统软件、通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料、会计软件程序，以及以上软件的备份磁盘视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

各类电子版会计档案的出借，必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，借阅者只能使用复制件操作阅读。

加强会计档案的保密工作，杜绝伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等行为的发生，并制定惩罚措施，对上述行为进行严厉惩罚。

五、会计档案的销毁制度

（一）会计档案的保管期限

会计档案都有一定的保管期限，各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性保管和定期性保管两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。其余的会计档案按照其重要程度，分别不同的保管年限进行保管。根据现行制度规定，定期保管的会计档案，其保管期限分别为：3年、5年、10年、15年、20年和25年6种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：2009年度终了日为12月31日，所有2009年度会计档案的保管期限从2010年元月1日起开始计算。《会计档案管理办法》对各种不同类型会计档案的保管期限作出了相应的规定，见表11-2。

表11-2列出的保管期限为最低保管期限，各单位会计档案的实际保管期限，应当按照表中所列的期限执行，不得低于最低的保管期限。各单位会计档案的具体名称可能与表中所列档案名称不相符合，在制定本单位会计档案管理制度时，可以比照类似档案的保管期确定其保管期限。

（二）会计档案的销毁制度

会计档案保管期满，需要销毁时，可以按照以下程序销毁。

1.提出销毁意见

由本单位档案机构会同财务会计部门提出销毁意见，编造会计档案销毁清册，列明需销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。对列入销毁范围的会计档案应当认真鉴定、严格审查，销毁前，应按照会计档案销毁清册所列的项目与实际要销毁的会计档案逐一清查核对，不得有误。

2.审核批准

需销毁的会计档案经过全面审核以后，由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3.监销要求

销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。各级主管部门磁毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。

4.监销鉴证

监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案、不得有误。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名、盖章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，并将监销情况报告本单位负责人，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

有两类会计档案，虽然保管期限到期，但是不能销毁：

第一，保管期满但未结清的债权、债务所涉及的原始凭证以及其他未了事项所涉及的原始凭证，不得销毁。这类原始凭证应当单独抽出立卷保管，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二，正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

为保证会计档案销毁工作能够按照有关规定有条不紊地进行，企业可以通过填制会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册予以控制。会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册的参考格式分别见表11-3和表11-4。

第二节 会计工作交接制度的设计

《会计法》第四十一条规定：“会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。”所谓会计交接，就是指单位的会计人员在离开会计工作岗位时，应当与接替自己岗位的人员办理交接手续。办理会计交接，是有关单位和办理交接双方的法定义务。会计工作交接是会计工作中的一项重要制度，也是会计基础工作的重要内容。办理好会计工作交接，有利于分清移交人员和接管人员的责任，可使会计工作前后衔接，保证会计工作顺利进行，防止账目不清、财务混乱，给不法分子以可乘之机。为此，《会计基础工作规范》第二十五条至第三十五条对会计工作交接作了详细而又具体的规定。下面根据这些规定，说明会计工作交接制度设计应注意的一些问题。

一、交接前的准备工作

会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交接替人员。没有办清交接手续的不得调动或离职。根据《会计基础工作规范》第二十七条规定，办理移交的会计人员必须做好以下准备工作。

1.完成会计凭证的填制

在办理交接手续之时，很可能出现这种情况，交方已经受理了经济业务，但是尚未填制会计凭证，对这部分经济业务，应当由交方负责将会计凭证填制完毕。

2.完成账簿登记工作

在正常情况下，一般都是在期末结算账户余额，但是在办理会计工作的交接手续时，交方应当将尚未登记账目登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。

3.整理应该移交的各项资料，对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料

交方在完成了未了事项的凭证编制和账簿登记工作以后，接下来的工作就是整理下列应该移交的会计资料。

（1）库存现金、有价证券必须与账簿余额一致，不一致时，移交人员在移交清册中注明短缺或长款金额，并在规定期限内负责查清处理。

（2）会计凭证、账簿、报表和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，要查清原因，并要在移交清册中加以注明，由移交人员负责。

（3）银行存款账户余额要与银行对账单核对相符；各种财产物资和债权债务的明细账户余额，要与总账有关账户的余额核对相符。

（4）移交人经管的公章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容应当一一整理清楚，在移交清册中注明。

在整理移交资料的过程中，对一些未了的遗留事项，交方应写出详细的书面材料，将这些遗留事项的前因后果、涉及的金额、涉及的有关人员一一说明清楚，在具体移交时，还应当将这些遗留问题直接向接方交代清楚，并详细解答接方提出的疑问。

实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容。

4.编制移交清册

交方应该编制移交清册，移交清册中列明移交的凭证、账簿、会计报表、公章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容。

当会计机构负责人、会计主管人员移交时，除了编制上述移交清册以外，还应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等单独以文字的形式列举清楚，同时向接替人员介绍清楚这些事情的来龙去脉。

二、交接的基本程序

1.移交点收

移交人员离职前必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接替人员移交清楚。接替人员应认真按照移交清册逐项点收。具体要求如下。

（1）现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交，不得短缺，接替人员发现不一致或“白条顶库”现象时，应及时书面说明，办理移交的人员在上面签名，由移交人员在规定期限内负责查清处理。

（2）有价证券的数量要与会计账簿记录一致，有价证券面额与发行价不一致时，按照会计账簿余额交接。

（3）会计凭证、账簿、报表和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，必须查明原因，在移交清册上注明后，由移交人签名，并由移交人承担责任。

（4）银行存款账户余额要与银行对账单核对一致，如有未达账项，应编制银行存款余额调节表调节相符；各种财产物资和债权、债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对相符；对重要实物要实地盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。

（5）公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须按照移交清册一一核对交接清楚。

（6）实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作，确认有关数字正确无误后，方可交接。

（7）接办的会计人员应继续使用移交的账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。

2.监交

《会计基础工作规范》第二十八条规定：“会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。”以起督促、公正作用。根据《会计法》第四十一条规定：“一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人（会计主管人员）监交；会计机构负责人（会计主管人员）办理交接手续，由单位负责人监交，必要时主管单位可以派人会同监交。”从中可以看出，《会计法》在三个层面上对监交工作作出了规定。

（1）一般会计人员办理会计工作交接手续，由单位的会计机构负责人、会计主管人员负责监交。

（2）会计机构负责人、会计主管人员办理会计工作交接手续，由单位领导人负责监交。

（3）当出现下列情况时，由上级主管部门派人会同监交。

第一，所属单位领导人不能监交，需要由上级主管单位派人代表主管单位监交。如因单位撤并而办理交接手续等。

第二，所属单位领导人不能尽快监交，需要由上级主管单位派人督促监交。如由上级主管单位责成所属单位撤换不合格的会计机构负责人、会计主管人员，所属单位领导人以种种借口拖延不办理交接手续时。

第三，不宜由所属单位领导人单独监交，而需要上级主管单位会同监交。如所属单位领导人与办理交接手续的会计机构负责人、会计主管人员有矛盾，交接时需要上级主管单位派人会同监交。

第四，上级主管单位认为存在某些问题需要派人会同监交的，也可以派人会同监交。

会计人员办理会计工作交接手续和监交制度，要防止流于形式，保证会计工作不因人员变动而受影响；保证交接双方在平等的法律地位上享有权利和承担义务，不允许任何一方以大压小或采取非法手段进行威胁。

三、交接后有关事宜的规定

（1）会计工作交接完毕后，交接双方和监交人要在移交清册上签名盖章，并在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数及需要说明的问题和意见等。

（2）接管人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。

（3）移交清册填制一式三份，交接双方各持一份，存档一份。

四、会计工作临时交接

有时财务会计人员因病、或因为事假需要离开相当长的一段时间，如果待会计人员重返工作岗位再处理所发生的会计事项，势必影响企业的正常经营活动，因此企业在制定会计工作交接制度时应当将临时会计工作的交接制度也考虑进去。《会计基础工作规范》第三十三条规定：“会计人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的，会计机构负责人、会计主管人员或者单位领导人必须指定有关人员接替或者代理，并办理交接手续。”会计工作的临时交接制度应当包括以下方面。

（1）临时离职或因病不能工作需要接替或代理的，会计机构负责人、会计主管人员或单位领导人必须指定专人接替或者代理，并办理会计工作交接手续。

（2）临时离职或因病不能工作的会计人员恢复工作时，应当与接替或代理人员办理交接手续。

（3）移交人员因病或其他特殊原因不能亲自办理移交手续的，经单位领导人批准，可由移交人委托他人代办交接，但委托人应当对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。

五、移交后的责任

会计工作移交后，明确移交双方的责任是很重要的，根据现行制度的规定，移交人并不因为其移交了会计工作，而不再承担其移交财务会计文件上所发生的财务会计问题。《会计基础工作规范》第三十五条规定：“移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。”这是对会计工作交接后，交接双方责任的具体确定。

移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间内所发生的，应当对这些会计资料的合法性、真实性负责，即便接替人员在交接时因疏忽没有发现所接会计资料在合法性、真实性方面的问题，如事后发现，仍应由原移交人员负责，原移交人员不应以会计资料已移交而推脱责任。